Die Digitalisierung hat heute mehr denn je die Art und Weise, wie wir kommunizieren, verändert. Tatsächlich ist heute nicht nur die tägliche Kommunikation zwischen Menschen durch digitale Kommunikationsmedien einfacher geworden, sondern auch die Art und Weise, wie Unternehmen Kunden benachrichtigen, hat sich verändert.
War bis vor ein paar Jahren der einzige legale Benachrichtigungskanal, der die gesendeten Inhalte validierte, das Bürofax, so ist heute zertifizierte E-Mail das bevorzugte Medium für Unternehmen. Die Vorteile dieser Art von E-Mail sind vielfältig, da damit rechtsgültige Benachrichtigungen versendet werden können, während Versandkosten und Lieferzeiten reduziert werden.
In jedem Fall fragen sich viele trotz der offensichtlichen Vorteile dieses telematischen Kommunikationskanals , ob die E-Mail wirklich eine Rechtsgültigkeit hat und ob sie mit dem traditionellen Bürofax verglichen werden kann.
Deshalb informieren wir Sie im heutigen Artikel darüber, welche gesetzlichen Regelungen den Versand von Einschreiben regeln, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und was diese Art von E-Mail vom Bürofax unterscheidet.
Gültigkeit von zertifizierter E-Mail im Vergleich zu Burofax?
In den letzten Jahren haben immer mehr öffentliche und private Unternehmen die Vorteile rechtsgültig zertifizierter E-Mails genutzt. In diesem Sinne kann dank des Zertifikats, das von den autorisierten Unternehmen ausgestellt wurde, die diese Art von Dienst anbieten, zuverlässig garantiert werden, wann die E-Mail gesendet wurde und deren Inhalt.
Das tat das Bürofax bis vor ein paar Jahren. Tatsächlich war es das am weitesten verbreitete Mittel, um den Inhalt einer Mitteilung zu zertifizieren, weshalb seine Verwendung empfohlen wurde, um Änderungen von Bedingungen, Gutachten oder Forderungen mitzuteilen.
Es muss jedoch auch berücksichtigt werden, dass es sich um ein Benachrichtigungsmittel handelt, das mit hohen Kosten verbunden ist. Deshalb kann es für viele Unternehmen ein zu teurer Kanal sein, besonders wenn die Informationen häufig gesendet werden müssen.
Angesichts dieser Situation ist der neue Verbündete für Unternehmen die zertifizierte E-Mail , ein Benachrichtigungsmittel, das die Möglichkeit bietet, ein Zertifikat mit Empfangsbestätigung zu erhalten. Im Gegensatz zum Bürofax ist es ein billigerer, direkter und schneller Kanal, während seine Gültigkeit ähnlich der des Bürofax ist. In diesem Sinne müssen wir betonen, dass diese Art von E-Mail es uns ermöglicht, das Absenderkonto, das Empfängerkonto, den Tag und die Uhrzeit des Versands, den in der E-Mail enthaltenen Text und die angehängten Dateien zuverlässig und rechtsgültig zu überprüfen.
Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen dann die übermittelte Mitteilung beglaubigen und sich vor Gericht rechtfertigen, falls es einen zuverlässigen Nachweis für die ordnungsgemäße Übermittlung der Informationen an den Kunden benötigt.
Wie wir weiter unten sehen werden, wurden die Unternehmen, die diesen Dienst anbieten, wie Afilnet, dank der europäischen Vorschriften , die die Rechtsgültigkeit zertifizierter E-Mails anerkennen, zu vertrauenswürdigen Dritten. Sie sind diejenigen, die garantieren, dass die E-Mail ein Übertragungsnachweis, eine Empfangsbestätigung, die Integrität des in der E-Mail enthaltenen Textes ist, zusätzlich zur Überprüfung der Identität des Absenders, des Empfängers und ihrer IP-Adressen.
Damit Sie besser verstehen, wie es funktioniert und warum es rechtlich gültig ist, stellen wir Ihnen in diesem Rahmen ein Beispiel vor. Sobald ein Kunde die E-Mail von der Afilnet-Plattform, einem führenden Unternehmen im Kommunikationssektor , gesendet hat, findet er das authentische Zustellzertifikat im gesendeten Abschnitt, einer Datei, die einfach im PDF-Format heruntergeladen werden kann, um sie einem Richter vorzulegen . Wie Sie sehen werden, ist der folgende Prozess einfach, aber äußerst wichtig.
Zertifizierte E-Mail ist in wenigen Worten ein Synonym für Effizienz und Kostenreduzierung in einer Geschäftskommunikation mit dem Kunden, die sich zunehmend an die Digitalisierung anpasst. Vergessen wir nicht, dass Sie mit zertifizierten E-Mails schätzungsweise bis zu 80 % im Vergleich zu herkömmlichen Sendungen wie dem teuren Bürofax sparen können, während die gleiche Rechtsgültigkeit garantiert wird.
Wenn Sie sich also fragen, ob zertifizierte E-Mail und Bürofax die gleiche Rechtsgültigkeit haben, lautet die Antwort ja. Tatsächlich sind sowohl die beglaubigte E-Mail als auch das Bürofax und der eingeschriebene Brief aus rechtlicher Sicht ähnlich, der einzige Unterschied besteht in der Art und Weise, in der der Inhalt der Benachrichtigung übermittelt wird.
Vorschriften für zertifizierte E-Mails
Wie wir bereits erwähnt haben, ist die zertifizierte E-Mail rechtsgültig, sodass das Zertifikat des Versands der E-Mail und ihres Inhalts ein Beweis ist, der vor Gericht vorgelegt werden kann, falls eine Klage gegen den Kunden eingeleitet wird.
All dies ist dank der neuen Technologien möglich, die die Ausstellung eines E-Mail-Bestätigungszertifikats ermöglichen, sodass der Kunde nicht behaupten kann, er wüsste nicht, dass er die Benachrichtigung erhalten hat.
Wir sind uns jedoch sicher, dass Sie sich fragen müssen, ob es eine gesetzliche Regelung gibt, die zertifizierte E-Mails regelt und deren Rechtsgültigkeit anerkennt. Offensichtlich ja, also machen Sie sich keine Sorgen, denn Sie können diesen Kommunikationskanal beruhigt nutzen.
Tatsächlich wird die zertifizierte Post von der Europäischen Union als gesetzliches Benachrichtigungsinstrument anerkannt , sodass alle in der ausgestellten Bescheinigung enthaltenen Informationen einen unwiderlegbaren Beweis für die Übermittlung vor einem Richter darstellen. Kurz gesagt, für die EU hat die rechtsgültige E-Mail den gleichen Wert wie das Bürofax, wie wir bereits erwähnt haben.
Dennoch müssen wir erwähnen, dass die erste Anerkennung der Rechtsgültigkeit von beglaubigten Postsendungen durch den Beschluss des Obersten Gerichtshofs im Jahr 2013 erfolgte, einer der wichtigsten Beschlüsse für Benachrichtigungen per E-Mail.
In diesem Sinne griff der Richter auf die Bestimmungen des Artikels 162 des Zivilprozessgesetzes zurück, der die Gültigkeit und Echtheit der durch elektronische Kommunikationsmittel durchgeführten Kommunikationshandlungen zwischen den Parteien anerkennt, um die Rechtsgültigkeit einer Zustellung durch zu bestätigen E-Mail zwischen einem Anwalt und einem säumigen Mandanten.
Einige Jahre später beschlossen die europäischen Rechtsorgane, die Rechtswirksamkeit von E-Mails einheitlich zu regeln. So entstand die am 1. Juli 2016 in Kraft getretene Verordnung Nr. 910/2014 (IDAS), in der die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen und zertifizierter E-Mails zweifelsfrei anerkannt wird, solange einige Grundvoraussetzungen erfüllt sind.
Auf diese Weise wird diese Verordnung zum wichtigsten Rechtsrahmen, der die Verwendung und Gültigkeit zertifizierter E-Mails sowie anderer elektronischer Kommunikationssysteme wie per Telematik versendeter Dokumente regelt.
Voraussetzungen für die Gültigkeit einer zertifizierten E-Mail
Wie wir Ihnen bereits gesagt haben, ist es richtig, dass E-Mails eine Rechtsgültigkeit haben, aber damit sie als solche anerkannt werden, müssen sie einige grundlegende Anforderungen erfüllen.
Damit Sie sicher sein können, dass die E-Mail, die Sie versenden möchten, auch dank der von Afilnet angebotenen Dienste rechtsgültig ist, stellen wir Ihnen die Anforderungen vor, die erfüllt werden müssen.
Zunächst einmal muss die zertifizierte E-Mail von einem Zertifizierungsdienstanbieter wie Afilnet ausgestellt werden, der die unten aufgeführten Bedingungen erfüllt.
- Identitätsnachweis : Das zum Versenden der legalen E-Mail ausgewählte System muss den Unterzeichner eindeutig identifizieren, um Fälle von Identitätsdiebstahl und das Versenden der E-Mail an die falsche Person zu vermeiden;
- Dokumentenintegrität : Die Plattform, die mit dem Versand einer zertifizierten E-Mail befasst ist, muss garantieren, dass die E-Mail nach dem Versand nicht verändert wird;
- Konformität beider Parteien : Das System muss sich darauf beziehen, dass sowohl der Absender als auch der Empfänger der E-Mail Kenntnis vom Inhalt der E-Mail haben müssen.
Sind die zuvor näher erläuterten Voraussetzungen erfüllt, hat die elektronische Post nach den Bestimmungen der eIDAS-Verordnung Rechtswirksamkeit.
Ebenso müssen wir hervorheben, dass die zertifizierte E-Mail nur in den Ländern gültig ist, in denen ihre behördliche Anerkennung vorgesehen ist. Zu den Ländern, die diese Art von Post akzeptieren, gehören alle Nationen der Europäischen Union, einige lateinamerikanische Länder (ua Argentinien, Chile, Kolumbien), die Vereinigten Staaten und einige Länder des Nahen Ostens.
Fazit
Zum Abschluss des heutigen Artikels möchten wir darauf hinweisen, dass die beglaubigte E-Mail heute vergleichbar mit dem Postbürofax oder dem beglaubigten Brief eine gültige Alternative geworden ist. Dank der gesetzlichen Bestimmungen in Europa und lokalen Gesetzen in anderen Ländern der Welt haben elektronisch, dh per E-Mail, übermittelte Benachrichtigungen Rechtswirksamkeit.
Aus diesem Grund erhält der Absender, der den von einem als Afilnet autorisierten Unternehmen angebotenen Dienst nutzt, nach dem Versand der E-Mail das Zertifikat, das einen zuverlässigen Beweis für die gesendete Benachrichtigung darstellt.