Alles, was Sie über zertifizierte E-Mail wissen müssen


Heutzutage ist die Art und Weise, wie Sie kommunizieren, von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn die zu übermittelnden Informationen rechtlicher Natur sind . Angesichts dieser Situation, in der garantiert werden muss, dass die ausgestellten Dokumente beim Empfänger ankommen, sei es eine Einzelperson oder ein Unternehmen, ist der beste Kommunikationskanal zweifellos die zertifizierte E-Mail.

Schnelle, personalisierte und vor allem rechtsgültige, zertifizierte E-Mails sind schnell zum Mittel geworden, das von vielen, einschließlich Anwälten, Gerichten, Banken und Unternehmen, verwendet wird, um Dokumente, Dateien und Informationen zu versenden , die vom Empfänger empfangen und mit einem Zertifikat versehen werden müssen Empfangsbestätigung.

Wie Sie vielleicht bemerkt haben, bietet Certified Email viele Vorteile, die andere Mittel wie Burofax nicht bieten können, daher ist seine unglaubliche Popularität nicht überraschend.

Wenn Sie erfahren möchten, wie dieser legale Kommunikationskanal funktioniert, warum Sie ihn nutzen und warum Sie ihn in Ihrem Unternehmen implementieren sollten, sind Sie bei uns genau richtig. In diesem Artikel werden wir Ihnen dies und vieles mehr erzählen, damit Sie diesen Service von nun an nutzen können.

Wie funktioniert zertifizierte E-Mail?

Wie bereits erwähnt, ist zertifizierte E-Mail ein Kommunikationsmittel, das verwendet wird, wenn die gesendeten Informationen von größter Bedeutung sind und ein Dokument benötigt wird, um zu bestätigen, dass der Empfänger die E-Mail erhalten hat.

Seine Bedienung ist überhaupt nicht kompliziert. Um solche E-Mails zu versenden, die rechtsgültig sind und im Falle eines Prozesses als Beweismittel vor einem Richter vorgelegt werden können, ist es notwendig, einen Dienstanbieter wie Afilnet zu kontaktieren.

Nachdem Sie den Dienst bestellt und einen vertrauenswürdigen Anbieter ausgewählt haben, müssen Sie nur noch die Plattform betreten, die zu sendende E-Mail schreiben, die E-Mail-Adresse des Empfängers hinzufügen und fertig.

Alle nachfolgenden Arbeiten werden von dem ausführenden Unternehmen durchgeführt. In diesem Sinne ist der Anbieter für den Versand der E-Mail verantwortlich. Wenn die E-Mail dann beim Empfänger zugestellt wird, stellt Ihnen das zuständige Unternehmen die Rechtsgültigkeitsbescheinigung aus.

Damit Sie besser verstehen, wie es funktioniert, werden wir nun erklären, wofür die Zertifizierung dient. Das Unternehmen wird in diesem Fall zu einem digitalen Zeugen , der den Versand und die Zustellung dieser E-Mail einschließlich ihres Inhalts bezeugt, sodass das Zertifikat ein solider Beweis ist, der im Bedarfsfall einem Richter vorgelegt werden kann.

Die gesamte Verwaltung der übertragenen Daten obliegt dann dem Anbieter, der die Kommunikation und ihre Daten vor Diebstahl oder unbefugter Änderung schützt. Nach der Bearbeitung und endgültigen Zustellung der E-Mail erstellt der Anbieter wie Afilnet schließlich das Zertifikat als Nachweis der Rechtsgültigkeit gegenüber dem Absender, der die durchgeführte Kommunikation als zuverlässigen Beweis anerkennt.

Im Zertifikat werden folgende Informationen angegeben: das E-Mail-Konto des Absenders, das E-Mail-Konto des Empfängers, das Datum und die Uhrzeit des Versands, der Titel der E-Mail, der Inhalt der E-Mail und der Inhalt der Anhänge.

Warum zertifizierte E-Mail verwenden?

Die Verwendung des zertifizierten E-Mail-Dienstes kann sehr nützlich sein, um alle sehr wichtigen Informationen zu senden, die vom Empfänger geliefert oder gelesen werden müssen, damit der Vorgang legal ist. Wie Sie vielleicht bemerkt haben, kann eine zertifizierte E-Mail, wie das Bürofax, ein gültiger Kommunikationskanal für wichtige Fälle sein, einschließlich in den Bereichen Recht, Verwaltung und Bankwesen.

In der Tat gibt es immer mehr große Unternehmen , Gerichte, Anwaltskanzleien, Bankinstitute und sogar die öffentliche Verwaltung, die sich entschieden haben, das teure Bürofax beiseite zu legen und sich für zertifizierte E-Mails zur Verarbeitung vertraulicher persönlicher und privater Informationen entschieden haben.

Um Ihnen einige explizitere Beispiele zu nennen: Im Rechtsbereich kann ein Einschreiben zur Kommunikation versandt werden:

  • Einberufung von Sitzungen oder Gerichtsverfahren;
  • Mitteilungen zwischen Anwälten an Mandanten,
  • Informationen zwischen Stammesangehörigen und Anwälten.

Im geschäftlichen Bereich wird eine E-Mail juristischer Art normalerweise verwendet, um Folgendes zu benachrichtigen:

  • Mitteilungen an Mitarbeiter (Krankheitsurlaub, Entlassungen usw.);
  • Versand unbezahlter Rechnungen an Kunden;
  • Gesetzliche Genehmigungen von Dritten;
  • Beschaffung von Produkten;
  • Anmeldung oder Kündigung von Verträgen.

Im Bankenbereich wird dieses Kommunikationsmittel jedoch verwendet, um Folgendes zu benachrichtigen:

  • Refinanzierung von Schulden;
  • Benachrichtigung an Kunden;
  • Anspruch auf Ratenzahlung oder Überziehung;
  • Kreditvergabe;
  • Vertragsinformation.

4 Gründe, die Rechtsgültigkeits-E-Mail noch heute zu verwenden

  • Rechtssicherheit

Mit diesem Service können Sie die Integrität, das Senden und Öffnen der E-Mail, ihrer Informationen und sogar der angehängten Dateien zertifizieren . Darüber hinaus ist dieser Service nicht nur aufgrund des vom Anbieter ausgestellten Zertifikats sicher, sondern auch, weil die Zustellplattform absolut sicher ist.

Tatsächlich stellt es sicher, dass die übertragenen Informationen nicht verletzt oder gestohlen werden, und garantiert so ein Höchstmaß an Sicherheit.

  • Reduzierte wirtschaftliche Kosten

In Bezug auf die wirtschaftlichen Kosten ist zertifizierte E-Mail viel vorteilhafter als andere Mittel. Sie zahlen nur für die Anzahl der versendeten E-Mails und das war's. Wenn wir an die hohen Kosten für Bürofaxe denken, gewinnt die legale E-Mail absolut.

  • Geschwindigkeit der Lieferung

Zertifizierte E-Mail ist einer der schnellsten Informationskanäle, die es bisher gibt. Tatsächlich ist E-Mail viel schneller, wenn man es insbesondere mit dem Bürofax vergleicht. Sie müssen nur die zu sendenden Informationen schreiben, den Kontakt des Empfängers hinzufügen, die erforderlichen Anhänge hinzufügen und das war's. In nur wenigen Minuten wird die E-Mail vom Endbenutzer gesendet und empfangen, sodass er ordnungsgemäß benachrichtigt wird und keine zukünftigen Ansprüche geltend gemacht werden können.

Ebenso müssen wir darauf hinweisen, dass dieser Service 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche verfügbar ist, um alle Arten von Informationen schnell zu senden.

  • Garantierte Rückverfolgbarkeit

Der Hauptgrund für die Verwendung einer zertifizierten E-Mail ist sicherlich das endgültige Dokument zum Nachweis der Rechtsgültigkeit, in dem der Tag und die Uhrzeit des Versands, der Absender und der Aussteller mitgeteilt werden, zusätzlich zur Zertifizierung der gesendeten Inhalte und Dateien.

Auf diese Weise ist die Rückverfolgbarkeit aller von der Afilnet-Plattform gesendeten E-Mails gewährleistet, eine E-Mail, die einem Richter vorgelegt werden kann, da der Dienstanbieter zum Garanten wird, der das korrekte Funktionieren der gesendeten Kommunikation gewährleistet.

Wie integrieren Sie Certified Email in Ihr Unternehmen?

Die Beauftragung dieses Dienstes und das Versenden einer zertifizierten E-Mail in wenigen Minuten ist sehr einfach. Wichtig ist, einen vertrauenswürdigen Anbieter wie Afilnet auszuwählen, führend im Telekommunikations- und Marketingsektor.

Jetzt werden wir Ihnen Schritt für Schritt erklären, wie Sie diesen Dienst integrieren können.

Schritt 1: Registrieren Sie sich als Afilnet-Kunde

Um diesen Service anzufordern, reicht es aus, die offizielle Website des Anbieters aufzurufen und sich als Afilnet-Kunde zu registrieren. Nach Abschluss der Registrierung muss die E-Mail verifiziert werden, indem auf den erhaltenen Link im E-Mail-Postfach geklickt wird.

Schritt 2 – Richten Sie Ihr Konto ein

Dann müssen Sie auf die Option „Kanäle“ und „Neuen Kanal hinzufügen“ zugreifen, um zertifizierte E-Mail auszuwählen, und schließlich auf die grüne Schaltfläche „Zertifizierte E-Mail hinzufügen“ mit Ihrer E-Mail-Adresse klicken.

Schritt 3: Senden Sie die E-Mail

Anschließend müssen Sie Ihr persönliches geschäftliches oder geschäftliches E-Mail-Konto eröffnen, um dann den Inhalt der E-Mail zu schreiben und nicht nur den Empfänger der zertifizierten E-Mail, sondern auch die Afilnet-Zertifizierungsadresse hinzuzufügen.

Schritt 4: Laden Sie die Zertifikate herunter

Das entsprechende Zertifikat zu erhalten ist einfach. Gehen Sie zurück zu Ihrem Afilnet-Kundenprofil, rufen Sie das Verwaltungsmenü auf und wählen Sie „Gesendet“ und „Details anzeigen“, um das Zertifikat herunterzuladen.

Wie Sie vielleicht bemerkt haben, ist die Integration des zertifizierten E-Mail-Dienstes sehr einfach, da keine neuen E-Mails erstellt werden müssen. Mit der Adresse Ihres Unternehmens oder Ihrer Stelle können Sie die E-Mail versenden und den Service beauftragen und erhalten dann das entsprechende Zertifikat.

Jetzt sind wir sicher, dass Sie sich fragen müssen, wie viel dieser Service kostet. Sie sollten sich keine Sorgen machen, da der Preis, wie wir Ihnen bereits gesagt haben, sehr erschwinglich ist, insbesondere im Vergleich zum sehr teuren Bürofax.

Allerdings kann die Integration dieses Dienstes in Ihr Unternehmen je nach Menge der zu versendenden E-Mails ein sehr variables Budget erfordern. Wie auch immer, um Ihnen einen ungefähren Wert zu geben, kostet jede E-Mail 0,50 €. Was Sie beachten sollten, ist, dass jede zertifizierte E-Mail einschließlich Anhängen bis zu 5 MB groß sein kann. Wird dieser Wert überschritten, so wird der Wert einer weiteren E-Mail verrechnet.

Abschluss

Zum Abschluss des heutigen Artikels möchten wir darauf hinweisen, dass einer der sichersten Kommunikationskanäle zum Senden reservierter und persönlicher Informationen die zertifizierte E-Mail ist. Die hohe Sicherheit und Rückverfolgbarkeit machen die rechtsgültige Post zu einem zuverlässigen und vielseitig einsetzbaren Mittel für eine immer effizientere und schnellere Kommunikation.

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