Oggi più che mai la digitalizzazione ha cambiato il modo di comunicare. Oggi, infatti, non solo l'intercomunicazione quotidiana tra le persone è diventata più facile con i mezzi di comunicazione digitale, ma è cambiato anche il modo in cui le aziende avvisano i clienti.
Se fino a un paio di anni fa l'unico canale di notifica legale che validava i contenuti inviati era il burofax, oggi la posta elettronica certificata è diventata il mezzo preferito dalle aziende. I vantaggi di questo tipo di email sono molteplici, poiché permette di inviare notifiche legalmente valide, mentre si riducono i costi di spedizione e i tempi di consegna.
In ogni caso, nonostante gli evidenti vantaggi di questo canale di comunicazione telematico , molti si chiedono se l'email abbia davvero validità legale e se possa essere paragonata al tradizionale burofax.
Ecco perché, nell'articolo di oggi, vi parleremo delle norme di legge che regolano l'invio di posta certificata, quali sono i requisiti che devono essere soddisfatti e cosa differenzia questo tipo di email dal burofax.
Validità PEC vs Burofax?
Negli ultimi anni sempre più aziende pubbliche e private hanno usufruito dei vantaggi offerti dalle PEC legalmente valide . In questo senso, grazie al certificato rilasciato dalle società autorizzate che erogano questo tipo di servizio, si può garantire in modo affidabile quando è stata inviata la mail e il suo contenuto.
Era quello che faceva il Burofax fino a qualche anno fa. Era infatti il mezzo più utilizzato per certificare il contenuto di una comunicazione, quindi se ne consigliava l'uso per comunicare variazioni di condizioni, perizie o contestazioni.
Occorre però anche considerare che si tratta di un mezzo di notifica che ha un costo elevato. Ecco perché, per molte aziende, può essere un canale troppo costoso, soprattutto se le informazioni devono essere inviate frequentemente.
Di fronte a questa situazione, il nuovo alleato per le aziende è la posta elettronica certificata , un mezzo di notifica che offre la possibilità di ricevere un certificato con avviso di ricevimento. A differenza del burofax, è un canale più economico, diretto e veloce, mentre la sua validità è simile a quella del burofax. In questo senso, dobbiamo sottolineare che questo tipo di e-mail ci consente di convalidare in modo affidabile e legale l'account di invio, l'account di ricezione, il giorno e l'ora di invio, il testo contenuto nell'e-mail e i file allegati.
Quindi, utilizzando questo mezzo, la tua azienda sarà in grado di certificare la notifica inviata e giustificarsi davanti a un tribunale nel caso in cui necessiti di una prova affidabile di aver debitamente comunicato le informazioni al cliente.
Come vedremo in seguito, grazie ai Regolamenti Europei che riconoscono la validità legale delle PEC, le aziende che offrono questo servizio, come Afilnet, sono diventate una terza parte di fiducia. Sono loro che garantiscono che l'e-mail sia una prova di trasmissione, avviso di ricevimento, dell'integrità del testo incluso nel corpo dell'e-mail, oltre a verificare l'identità del mittente, del destinatario e dei loro indirizzi IP.
In questo quadro, affinché tu capisca meglio come funziona e perché ha validità legale, ti presentiamo un esempio. Una volta che un cliente invia la mail dalla piattaforma Afilnet, leader nel settore della comunicazione , potrà trovare nella sezione inviata l'attestato di consegna autentica, un file che può essere facilmente scaricato in formato PDF. . Come vedrai, il processo da seguire è semplice, ma estremamente importante.
In poche parole, la posta elettronica certificata è sinonimo di efficienza e riduzione dei costi, in un sistema di intercomunicazione aziendale con il cliente che si sta sempre più adeguando alla digitalizzazione. Non dimentichiamoci che è stato stimato che la posta elettronica certificata permette di risparmiare fino all'80% rispetto alle spedizioni tradizionali come la costosa burofax, pur garantendo la stessa validità legale.
Pertanto, se ti stai chiedendo se PEC e burofax hanno la stessa validità legale, la risposta è sì. Infatti, sia la PEC che la burofax e la raccomandata sono dal punto di vista legale simili, l'unica differenza sta nella modalità di invio del contenuto della notifica.
Normativa sulla posta elettronica certificata
Come abbiamo accennato in precedenza, la posta elettronica certificata ha valore legale, quindi il certificato di invio della posta elettronica e il suo contenuto è una prova che può essere presentata davanti a un tribunale in caso di avvio di una causa contro il cliente.
Tutto questo è possibile grazie alle nuove tecnologie che consentono l'emissione di un certificato di conferma email, quindi il cliente non potrà affermare di non sapere di aver ricevuto la notifica.
Tuttavia, siamo certi che ti starai chiedendo se esiste una normativa di legge che regoli le Posta Certificata e che ne riconosca la validità legale. Ovviamente sì, quindi non preoccuparti perché potrai utilizzare questo canale di comunicazione con tranquillità.
La posta certificata, infatti, è riconosciuta dall'Unione Europea come strumento di notifica legale, quindi tutte le informazioni presenti nel certificato emesso rappresentano prova inconfutabile della comunicazione innanzi al giudice. Insomma, per la UE l'email legalmente valida ha lo stesso valore del burofax, come dicevamo prima.
Tuttavia, va detto che il primo riconoscimento della validità legale delle PEC è arrivato con l'Ordinanza della Suprema Corte del 2013, una delle più importanti delibere per le notifiche inviate per posta elettronica.
In tal senso, il giudice ha ripreso quanto disposto dall'art. 162 cpc, che ha riconosciuto la validità e l'autenticità degli atti di comunicazione tra le parti compiuti mediante mezzi di comunicazione elettronici, per confermare la validità giuridica di una comunicazione a mezzo e-mail tra un avvocato e un cliente inadempiente.
Un paio di anni dopo, gli organismi giuridici europei decisero di regolamentare in maniera unitaria la validità giuridica delle email. Nasce così il Regolamento n. 910/2014 (IDAS), entrato in vigore il 1° luglio 2016, dove la validità giuridica delle firme elettroniche e della posta elettronica certificata è riconosciuta senza ombra di dubbio a patto di alcuni requisiti fondamentali.
È così che questo regolamento diventa il principale quadro giuridico che regola l'uso e la validità della posta elettronica certificata, così come altri sistemi di comunicazione elettronica come i documenti inviati per posta telematica.
Requisiti per la validità di una PEC
Come ti abbiamo detto prima, è vero che la posta elettronica ha validità legale, tuttavia, affinché venga riconosciuta come tale, deve soddisfare alcuni requisiti fondamentali.
Quindi, affinché tu possa essere sicuro che l'email che stai per inviare sia legalmente valida, grazie anche ai servizi offerti da Afilnet, ti presentiamo i requisiti che devono essere soddisfatti.
Innanzitutto la PEC deve essere emessa da un fornitore di servizi di certificazione, come Afilnet , che soddisfi le condizioni che andremo a vedere di seguito.
- Prova di identità : il sistema selezionato per inviare l'e-mail legale deve identificare in modo univoco il firmatario per evitare casi di furto di identità e l'invio dell'e-mail alla persona sbagliata;
- Integrità del documento : la piattaforma che si occupa dell'invio di una posta certificata deve garantire che l'email non venga alterata una volta inviata;
- Conformità di entrambe le parti : il sistema deve fare riferimento al fatto che sia il mittente che il destinatario dell'e-mail devono essere a conoscenza del contenuto dell'e-mail.
Se i requisiti precedentemente dettagliati sono soddisfatti, la posta elettronica ha validità legale in base alle disposizioni del regolamento eIDAS.
Allo stesso modo, è necessario evidenziare che la posta elettronica certificata è valida solo nei paesi in cui è previsto il suo riconoscimento normativo. Tra i Paesi che accettano questo tipo di posta ci sono tutte le nazioni dell'Unione Europea, alcuni Paesi dell'America Latina (Argentina, Cile, Colombia, tra gli altri), gli Stati Uniti e alcuni Paesi del Medio Oriente.
Conclusione
Per concludere con l'articolo di oggi, ci teniamo a precisare che la posta elettronica certificata oggi è diventata una valida alternativa paragonabile al burofax postale o alla lettera certificata. Grazie alle normative legali in Europa e alle leggi locali in altri paesi del mondo, le notifiche inviate elettronicamente, cioè via e-mail, hanno validità legale.
Ecco perché, una volta inviata la mail, il mittente che usufruisce del servizio offerto da un'azienda autorizzata come Afilnet, riceverà il certificato che costituirà prova attendibile della notifica inviata.