La trasformazione digitale ha raggiunto anche il settore legale. Soprattutto durante gli ultimi due anni della pandemia, la comunicazione digitale è stata potenziata. Da un lato, a causa del continuo sviluppo delle telecomunicazioni e dall'altro, a causa della necessità di realizzare azioni online invece di quelle fisiche, a causa delle restrizioni. Ci riferiamo a qualcosa di concreto come poter inviare e firmare contratti online, o inviare documentazione attraverso i canali digitali.
I processi e le procedure che prima si svolgevano fisicamente e che richiedevano una certa quantità di tempo e costi, sono stati ottimizzati grazie alla comunicazione attraverso i canali digitali. In questo articolo spieghiamo meglio i contratti online e la possibilità della firma digitale.
Definire il concetto di contratto online
Intendiamo un contratto come un accordo legale, orale o scritto, stipulato tra due o più persone con capacità giuridica, vincolate in virtù di tale contratto. Richiede l'adempimento di uno scopo o di una cosa specifica. É un accordo di volontà tra due o più parti destinato a creare obblighi e generare diritti.
Nel caso di un contratto online, la definizione è la stessa. L'unica differenza è che non richiede la presenza fisica di entrambe le parti per firmare il contratto. Può essere inviato e firmato online telematicamente, con la stessa validità legale di un contratto fisico.
Affinché la firma digitale dei contratti sia valida, devono essere soddisfatte alcune condizioni:
- Nel contratto, entrambe le parti sono tenute ad accettare i termini in un modo che rifletta affermativamente il loro assenso.
- Una firma dattiloscritta è richiesta alla fine di una e-mail o di un documento.
- Ci deve essere una casella di controllo cliccabile per gli accordi prima che la parte contraente accetti il contratto.
- La firma elettronica deve permettere la verifica da parte del contraente e del contraente.
Vantaggi di inviare e firmare contratti online
Ci sono molti vantaggi nel poter inviare e firmare contratti online. In questa sezione elenchiamo quelli che consideriamo più importanti:
- Nessun intermediario: nessun intermediario è necessario. É grazie al software e al canale di comunicazione che l'intero processo ricade unicamente sulle parti coinvolte.
- Affidabile: Tutte le informazioni inviate in un contratto online sono totalmente sicure e criptate. Previene anche le frodi. Lo scambio di informazioni e/o transazioni comporta un alto livello di sicurezza.
- Più veloce ed economico: da un lato, è un processo molto più veloce che non richiede a una o a entrambe le parti di viaggiare in un luogo specifico. Non è nemmeno necessario assumere un intermediario per realizzare il processo.
- Sicuro: Tutte le informazioni inviate possono essere memorizzate nel cloud, rendendole più sicure e accessibili.
Canali digitali per l'invio di contratti online
Da un lato abbiamo canali digitali come SMS e Posta Elettronica Certificata; dall'altro è anche possibile inviare documenti legali attraverso la messaggistica istantanea. I canali principali sono:
- SMS certificato
- Posta elettronica certificata
- WhatsApp Business
- Telegramma
- Chat Web/Bot
- Messaggero, ecc.
Contratti online con Afilnet
Con Afilnet è possibile creare contratti online con la possibilità di firma autografa, da qualsiasi dispositivo. Il nostro strumento di editing dei contratti ti permette di creare e modificare i modelli e di importarli in formato PDF. Potete anche includere l'opzione della firma digitale.
Contratti multi-dispositivo. Questo è un servizio per firmare contratti online, che permette di firmare contratti scritti a mano da qualsiasi dispositivo.
Questo servizio può essere utilizzato su computer, tablet o dispositivo mobile, essendo anche compatibile con Windows, Linux, MacOS, Android, iOS e altri.
Contratti tramite Posta Elettronica Certificata, SMS Certificati o Messaggistica Istantanea. Con Afilnet è possibile inviare contratti attraverso canali certificati come SMS, Email; o qualsiasi altra app di messaggistica istantanea, come: WhatsApp, Telegram, Messenger, ecc. In qualsiasi parte del mondo.
Come inviare contratti attraverso Afilnet
Di seguito troverete i passi necessari per creare e inviare contratti online con Afilnet. Per poter eseguire questa azione devi essere registrato sulla piattaforma, nel caso in cui non sei ancora registrato, puoi creare un account accedendo al sito web.
- Nel pannello di amministrazione, vai a "Servizi Cloud". Sul pannello di sinistra.
- Quando siamo in quella pagina, selezioniamo: "Contract/Payroll" e selezioniamo add.
- Una volta completati tutti i campi e allegato il file stesso, seleziona: "Aggiungi documento".
- Una volta aggiunto, apparirà sotto "Servizi Cloud".
- Infine, pubblichiamo il servizio. In questo modo sarà disponibile per allegare e inviare nel canale che vogliamo.
Creare documentazione e contratti gratuitamente con Afilnet
Attualmente lavoriamo con diverse aziende e organizzazioni del settore legale che ripongono la loro fiducia in noi. Quando si tratta di creare documentazione e contratti online, molte aziende utilizzano la nostra piattaforma per realizzare diversi processi telematici, al fine di snellire le procedure e risparmiare costi inutili.
Con la nostra piattaforma vi diamo la possibilità di creare contratti con la possibilità di firme online in modo completamente gratuito. Inoltre, è possibile inviare la documentazione attraverso il canale più conveniente per voi, in modo che le vostre comunicazioni siano sempre all'avanguardia nelle telecomunicazioni.