Hoje, mais do que nunca, a digitalização mudou a forma como nos comunicamos. Com efeito, hoje não só a intercomunicação diária entre as pessoas se tornou mais fácil com os meios de comunicação digitais, como também mudou a forma como as empresas notificam os clientes.
Se até alguns anos atrás o único canal de notificação legal que validava o conteúdo enviado era o burofax, hoje o e- mail certificado se tornou o meio preferencial das empresas. As vantagens deste tipo de email são muitas, uma vez que permite o envio de notificações legalmente válidas, ao mesmo tempo que reduz os custos de envio e os prazos de entrega.
De qualquer forma, apesar das óbvias vantagens deste canal de comunicação telemática , muitos se perguntam se o e-mail realmente tem validade jurídica e se pode ser comparado ao burofax tradicional.
É por isso que, no artigo de hoje, vamos falar sobre as normas legais que regulam o envio de correio certificado, quais são os requisitos que devem ser atendidos e o que diferencia esse tipo de e-mail do burofax.
Validade do e-mail certificado vs Burofax?
Nos últimos anos, cada vez mais empresas públicas e privadas têm aproveitado as vantagens oferecidas por e-mails certificados legalmente válidos . Nesse sentido, graças ao certificado emitido pelas empresas autorizadas que prestam esse tipo de serviço, pode-se garantir com segurança o envio do e-mail e seu conteúdo.
Era o que o Burofax fazia até alguns anos atrás. De facto, era o meio mais utilizado para certificar o conteúdo de uma comunicação, pelo que se recomendava a sua utilização para comunicar alterações de condições, laudos periciais ou reclamações.
Porém, também é preciso considerar que é um meio de notificação que possui um custo elevado. Por isso, para muitas empresas, pode ser um canal muito caro, principalmente se as informações devem ser enviadas com frequência.
Perante esta situação, o novo aliado das empresas é o email certificado , um meio de notificação que oferece a possibilidade de receber uma certidão com aviso de receção. Ao contrário do burofax, é um canal mais barato, direto e rápido, embora sua validade seja semelhante à do burofax. Neste sentido, devemos enfatizar que este tipo de e-mail nos permite validar de forma confiável e legal a conta de envio, a conta de recebimento, o dia e a hora do envio, o texto contido no e-mail e os arquivos anexados.
Assim, através deste meio, a sua empresa poderá atestar a notificação enviada e justificar-se perante um tribunal caso necessite de prova fidedigna de ter comunicado devidamente a informação ao cliente.
Como veremos a seguir, graças às Normas Europeias que reconhecem a validade jurídica dos e-mails certificados, as empresas que oferecem esse serviço, como a Afilnet, passaram a ser um terceiro confiável. São eles que garantem que o e-mail é um comprovante de envio, aviso de recebimento, da integridade do texto incluído no corpo do e-mail, além de verificar a identidade do remetente, do destinatário e seus endereços IP.
Neste quadro, para que compreenda melhor como funciona e porque tem validade jurídica, vamos apresentar-lhe um exemplo. Uma vez que o cliente envie o e-mail da plataforma Afilnet, líder no setor de comunicação , poderá encontrar na seção enviado o certificado de entrega autêntico, um arquivo que pode ser facilmente baixado em formato PDF. . Como você verá, o processo a seguir é simples, mas extremamente importante.
Em poucas palavras, e-mail certificado é sinônimo de eficiência e redução de custos, em um sistema de intercomunicação empresarial com o cliente que se adapta cada vez mais à digitalização. Não esqueçamos que se estima que o e-mail certificado permite economizar até 80% em relação a remessas tradicionais, como o caro burofax, garantindo a mesma validade legal.
Portanto, se você está se perguntando se o e-mail certificado e o burofax têm a mesma validade jurídica, a resposta é sim. De facto, tanto o email certificado como o burofax e a carta registada são do ponto de vista jurídico semelhantes, sendo a única diferença a forma como é enviado o conteúdo da notificação.
Regulamentos que regem e-mails certificados
Como já referimos, o e-mail certificado tem validade jurídica, pelo que a certidão de envio do e-mail e o respetivo conteúdo é prova que pode ser apresentada perante um Tribunal em caso de ajuizamento de ação judicial contra o cliente.
Tudo isso é possível graças às novas tecnologias que permitem a emissão de um certificado de recebimento de e-mail, para que o cliente não possa alegar que não sabe que recebeu a notificação.
No entanto, temos certeza de que você deve estar se perguntando se existe uma regulamentação legal que regule os Emails certificados e que reconheça sua validade jurídica. Claro que sim, então não se preocupe, pois você poderá utilizar este canal de comunicação com tranquilidade.
De facto, o correio certificado é reconhecido pela União Europeia como instrumento de notificação legal, pelo que toda a informação constante da certidão emitida constitui prova irrefutável da comunicação perante um juiz. Em suma, para a UE, o e-mail legalmente válido tem o mesmo valor que o burofax, como referimos anteriormente.
Ainda assim, não podemos deixar de referir que o primeiro reconhecimento da validade jurídica das cartas certificadas veio do Despacho do Supremo Tribunal Federal de 2013, uma das resoluções mais importantes para as notificações enviadas por correio eletrónico.
Nesse sentido, o desembargador aproveitou o disposto no artigo 162 do Código de Processo Civil, que reconheceu a validade e autenticidade dos atos de comunicação entre as partes realizados por meios eletrônicos de comunicação, para confirmar a validade jurídica de uma notificação por e-mail entre um advogado e um cliente inadimplente.
Alguns anos depois, os órgãos jurídicos europeus decidiram regulamentar a validade jurídica dos e-mails de maneira unitária. Assim nasceu o Regulamento n.º 910/2014 (IDAS), que entrou em vigor a 1 de julho de 2016, onde é reconhecida sem dúvida a validade jurídica das assinaturas eletrónicas e dos emails certificados desde que cumpridos alguns requisitos básicos.
É assim que este regulamento se torna o principal quadro legal que regula a utilização e validade dos emails certificados, bem como de outros sistemas de comunicação eletrónica como os documentos enviados por correio telemático.
Requisitos para um e-mail certificado ser válido
Como dissemos antes, é verdade que o e-mail tem validade legal, porém, para que seja reconhecido como tal, ele deve atender a alguns requisitos básicos.
Assim, para que você tenha certeza de que o e-mail que está prestes a enviar é legalmente válido, graças também aos serviços oferecidos pela Afilnet, apresentaremos os requisitos que devem ser atendidos.
Em primeiro lugar, o e- mail certificado deve ser emitido por um provedor de serviços de certificação, como a Afilnet, que atenda às condições que veremos a seguir.
- Comprovante de identidade : o sistema selecionado para enviar o e-mail legal tem que identificar de forma única o signatário para evitar casos de roubo de identidade e envio do e-mail para a pessoa errada;
- Integridade dos documentos : a plataforma que trata do envio de correio certificado deve garantir que o correio eletrónico não seja alterado após o envio;
- Conformidade de ambas as partes : o sistema deve referir-se ao fato de que tanto o remetente quanto o destinatário do e-mail devem ter conhecimento do conteúdo do e-mail.
Se os requisitos detalhados anteriormente forem atendidos, o correio eletrônico tem validade legal com base nas disposições do regulamento eIDAS.
Da mesma forma, é necessário destacar que o e-mail certificado é válido apenas nos países onde seu reconhecimento regulatório é contemplado. Entre os países que aceitam esse tipo de correio estão todas as nações da União Européia, alguns países da América Latina (Argentina, Chile, Colômbia, entre outros), os Estados Unidos e alguns países do Oriente Médio.
Conclusão
Para concluir com o artigo de hoje, gostaríamos de salientar que o e-mail certificado hoje se tornou uma alternativa válida comparável ao burofax postal ou carta certificada. Graças aos regulamentos legais na Europa e às leis locais em outros países do mundo, as notificações enviadas eletronicamente, ou seja, por e-mail, têm validade legal.
É por isso que, uma vez enviado o e-mail, o remetente que utilizar o serviço oferecido por uma empresa autorizada como Afilnet, receberá o certificado que será a prova fidedigna da notificação enviada.