Aujourd'hui plus que jamais, la numérisation a changé notre façon de communiquer. En effet, aujourd'hui non seulement l'intercommunication quotidienne entre les personnes est devenue plus facile avec les supports de communication numériques, mais aussi la manière dont les entreprises informent les clients a changé.
Si jusqu'à il y a quelques années, le seul canal de notification légale qui validait le contenu envoyé était le burofax, aujourd'hui l'email certifié est devenu le support privilégié des entreprises. Les avantages de ce type d'e-mail sont nombreux, puisqu'il permet d'envoyer des notifications juridiquement valables, tout en réduisant les frais d'expédition et les délais de livraison.
Dans tous les cas, malgré les avantages évidents de ce canal de communication télématique , beaucoup se demandent si le courrier électronique a vraiment une valeur juridique et s'il peut être comparé au burofax traditionnel.
C'est pourquoi, dans l'article d'aujourd'hui, nous allons vous parler des réglementations légales qui réglementent l'envoi de courrier certifié, quelles sont les exigences à respecter et ce qui différencie ce type d'e-mail du burofax.
Validité de l'e-mail certifié vs Burofax ?
Ces dernières années, de plus en plus d'entreprises publiques et privées ont profité des avantages offerts par les e-mails certifiés légalement valables . En ce sens, grâce au certificat délivré par les entreprises autorisées qui fournissent ce type de service, il peut être garanti de manière fiable quand l'e-mail a été envoyé et son contenu.
C'était ce que faisait le Burofax jusqu'à il y a quelques années. En fait, c'était le moyen le plus utilisé pour certifier le contenu d'une communication, son utilisation était donc recommandée pour communiquer des changements de conditions, des rapports d'experts ou des réclamations.
Cependant, il faut aussi considérer qu'il s'agit d'un moyen de notification qui a un coût élevé. C'est pourquoi, pour de nombreuses entreprises, cela peut être un canal trop coûteux, surtout si les informations doivent être envoyées fréquemment.
Face à cette situation, le nouvel allié des entreprises est l'email certifié , un moyen de notifier qui offre la possibilité de recevoir une attestation avec accusé de réception. Contrairement au burofax, c'est un canal moins cher, direct et plus rapide, alors que sa validité est similaire à celle du burofax. En ce sens, nous devons souligner que ce type d'e-mail nous permet de valider de manière fiable et légale le compte expéditeur, le compte destinataire, le jour et l'heure d'envoi, le texte contenu dans l'e-mail et les fichiers joints.
Ensuite, par ce moyen, votre entreprise pourra certifier la notification envoyée et se justifier devant un tribunal au cas où elle aurait besoin d'une preuve fiable d'avoir dûment communiqué l'information au client.
Comme nous le verrons plus loin, grâce à la réglementation européenne qui reconnaît la validité juridique des emails certifiés, les sociétés qui proposent ce service, comme Afilnet, sont devenues un tiers de confiance. Ce sont eux qui garantissent que l'e-mail est une preuve de transmission, un accusé de réception, de l'intégrité du texte inclus dans le corps de l'e-mail, en plus de vérifier l'identité de l'expéditeur, du destinataire et leurs adresses IP.
Dans ce cadre, afin que vous compreniez mieux comment cela fonctionne et pourquoi cela a une validité juridique, nous allons vous présenter un exemple. Une fois qu'un client a envoyé l'e-mail depuis la plateforme Afilnet, leader dans le secteur de la communication , il pourra trouver le certificat de livraison authentique dans la section envoyé, un fichier facilement téléchargeable au format PDF à lire pour présenter devant un juge . Comme vous le verrez, le processus à suivre est simple, mais extrêmement important.
En quelques mots, le courrier électronique certifié est synonyme d'efficacité et de réduction des coûts, dans un système d' intercommunication d'entreprise avec le client qui s'adapte de plus en plus à la numérisation. N'oublions pas qu'il a été estimé que l'email certifié permet d'économiser jusqu'à 80% par rapport aux envois traditionnels comme le cher burofax, tout en garantissant la même validité juridique.
Par conséquent, si vous vous demandez si l'e-mail certifié et le burofax ont la même validité juridique, la réponse est oui. En effet, tant le courrier électronique certifié que le burofax et la lettre recommandée sont juridiquement similaires, la seule différence étant la manière dont le contenu de la notification est envoyé.
Réglementation régissant les e-mails certifiés
Comme nous l'avons mentionné précédemment, l'e-mail certifié a une validité légale, de sorte que le certificat d'envoi de l'e-mail et son contenu constituent une preuve pouvant être présentée devant un tribunal en cas d'engagement d'une action en justice contre le client.
Tout cela est possible grâce aux nouvelles technologies qui permettent l'émission d'un certificat d'accusé de réception par e-mail, de sorte que le client ne pourra pas prétendre qu'il ne sait pas qu'il a reçu la notification.
Cependant, nous sommes sûrs que vous devez vous demander s'il existe une réglementation légale qui réglemente les e-mails certifiés et qui reconnaît leur validité juridique. Évidemment oui, alors ne vous inquiétez pas car vous pourrez utiliser ce canal de communication en toute sérénité.
En effet, le courrier certifié est reconnu par l'Union européenne comme un instrument légal de notification, de sorte que toutes les informations présentes dans le certificat délivré représentent une preuve irréfutable de la communication devant un juge. Bref, pour l'UE, l'email légalement valide a la même valeur que le burofax, comme nous l'avons mentionné précédemment.
Néanmoins, nous devons mentionner que la première reconnaissance de la validité juridique des courriers certifiés est venue de l'ordonnance de la Cour suprême en 2013, l'une des résolutions les plus importantes pour les notifications envoyées par courrier électronique.
En ce sens, le juge a repris les dispositions de l'article 162 du code de procédure civile, qui reconnaissaient la validité et l'authenticité des actes de communication entre les parties effectués par des moyens de communication électroniques, pour confirmer la validité juridique d'une notification par courriel entre un avocat et un client délinquant.
Quelques années plus tard, les organes juridiques européens ont décidé de réglementer la validité juridique des e-mails de manière unitaire. C'est ainsi qu'est né le règlement n°910/2014 (IDAS), entré en vigueur le 1er juillet 2016, où la validité juridique des signatures électroniques et des e-mails certifiés est reconnue sans aucun doute sous réserve de certaines exigences de base.
C'est ainsi que ce règlement devient le principal cadre juridique qui réglemente l'utilisation et la validité des e-mails certifiés, ainsi que d'autres systèmes de communication électronique tels que les documents envoyés par courrier télématique.
Conditions requises pour qu'un e-mail certifié soit valide
Comme nous vous l'avons déjà dit, il est vrai que le courrier électronique a une validité légale, cependant, pour qu'il soit reconnu comme tel, il doit répondre à certaines exigences de base.
Ainsi, afin que vous puissiez être sûr que l'e-mail que vous vous apprêtez à envoyer est juridiquement valable, grâce également aux services proposés par Afilnet, nous allons vous présenter les exigences à respecter.
Tout d'abord, l' email certifié doit être émis par un prestataire de service de certification, tel qu'Afilnet, qui remplit les conditions que nous allons voir ci-dessous.
- Preuve d'identité : le système choisi pour envoyer l'e-mail légal doit identifier de manière unique le signataire pour éviter les cas d'usurpation d'identité et l'envoi de l'e-mail à la mauvaise personne ;
- Intégrité des documents : la plateforme qui s'occupe de l'envoi d'un courrier certifié doit garantir que le courrier électronique n'est pas altéré une fois envoyé ;
- Conformité des deux parties : le système doit faire référence au fait que l'expéditeur et le destinataire de l'e-mail doivent avoir connaissance du contenu de l'e-mail.
Si les exigences précédemment détaillées sont remplies, le courrier électronique a une validité juridique sur la base des dispositions du règlement eIDAS.
De même, il est nécessaire de souligner que l'e-mail certifié n'est valable que dans les pays où sa reconnaissance réglementaire est envisagée. Parmi les pays qui acceptent ce type de courrier figurent tous les pays de l'Union européenne, certains pays d'Amérique latine (Argentine, Chili, Colombie, entre autres), les États-Unis et certains pays du Moyen-Orient.
conclusion
Pour conclure avec l'article d'aujourd'hui, nous tenons à souligner que l'e-mail certifié est devenu aujourd'hui une alternative valable comparable au burofax postal ou à la lettre certifiée. Grâce aux réglementations légales en Europe et aux lois locales dans d'autres pays du monde, les notifications envoyées par voie électronique, c'est-à-dire par e-mail, ont une validité juridique.
C'est pourquoi, une fois l'e-mail envoyé, l'expéditeur qui utilise le service proposé par une société agréée comme Afilnet, recevra le certificat qui constituera une preuve fiable de la notification envoyée.