Aujourd'hui, la façon dont vous communiquez est primordiale, surtout si les informations à transmettre sont de nature juridique . Face à cette situation, lorsqu'il est nécessaire d'avoir la garantie que la documentation délivrée est bien reçue par le destinataire, qu'il soit un particulier ou une entreprise, le meilleur canal de communication est sans aucun doute l'Email certifié.
Rapide, personnalisé et surtout juridiquement valide, le courrier électronique certifié est rapidement devenu le moyen utilisé par de nombreux avocats, tribunaux, banques et entreprises, pour envoyer des documents, des fichiers et des informations qui doivent être reçus par le destinataire et obtenir un certificat de accusé de réception.
Comme vous l'avez peut-être remarqué, le courrier électronique certifié offre de nombreux avantages que d'autres moyens, tels que Burofax, ne peuvent pas, donc son incroyable popularité n'est pas surprenante.
Si vous souhaitez découvrir comment fonctionne ce canal de communication juridique, pourquoi l'utiliser et pourquoi vous devriez le mettre en place dans votre entreprise, vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous allons vous en parler et bien plus encore afin que vous puissiez désormais utiliser ce service.
Comment fonctionne l'e-mail certifié ?
Comme nous l'avons mentionné précédemment, le courrier électronique certifié est un moyen de communication utilisé lorsque les informations envoyées sont de la plus haute importance et qu'un document est nécessaire pour certifier que le destinataire a bien reçu le courrier électronique.
Son fonctionnement n'est pas compliqué du tout. Afin d'envoyer ce type d'email ayant une valeur juridique et pouvant être présenté comme preuve devant un juge en cas de procès, il est nécessaire de contacter un prestataire tel qu'Afilnet.
Après avoir contracté le service, choisi un fournisseur de confiance, il vous suffit d'entrer sur la plateforme, d'écrire l'e-mail qui doit être envoyé, d'ajouter l'adresse e-mail du destinataire et c'est tout.
Tous les travaux ultérieurs seront effectués par l'entreprise qui fournit le service. En ce sens, le fournisseur sera en charge de l'envoi de l'e-mail. Ensuite, lorsque l'e-mail sera remis au destinataire, la société en charge vous fournira le certificat de validité légale.
Maintenant, pour que vous compreniez mieux comment cela fonctionne, nous allons vous expliquer à quoi sert la certification. L'entreprise, dans ce cas, devient un témoin numérique attestant de l'envoi et de la remise de cet e-mail, y compris de son contenu, de sorte que le certificat est une preuve solide à présenter devant un juge en cas de nécessité.
Ensuite, toute la gestion des données transmises est à la charge du fournisseur qui protège la communication et ses données contre les cas de vol ou d'altération non autorisée. Après avoir traité et effectué la livraison finale de l'e-mail, le fournisseur tel qu'Afilnet crée enfin le certificat comme preuve de validité juridique pour l'expéditeur, accréditant la communication effectuée comme preuve fiable.
Les informations suivantes sont fournies dans le certificat : le compte email d'origine, le compte email du destinataire, la date et l'heure d'envoi, le titre de l'email, le contenu de l'email et le contenu des pièces jointes.
Pourquoi utiliser l'e-mail certifié ?
L'utilisation du service de courrier électronique certifié peut être très utile pour envoyer toutes les informations très importantes qui doivent être livrées ou lues par le destinataire pour que le processus soit légal. Comme vous l'avez peut-être remarqué, le courrier électronique certifié, comme le burofax, peut être un canal de communication valable pour les affaires importantes, y compris dans les domaines juridique, administratif et bancaire.
En effet, de plus en plus de grandes entreprises , de tribunaux, de cabinets d'avocats, d'institutions bancaires et même d'administrations publiques ont choisi de mettre de côté le coûteux burofax, en choisissant le courrier électronique certifié pour traiter des informations personnelles et privées confidentielles .
Pour vous donner des exemples plus explicites, dans le secteur juridique, des courriers certifiés peuvent être envoyés pour communiquer :
- Convoquer des réunions ou des essais ;
- Notifications entre avocats et clients,
- Informations entre tribaux et avocats.
Dans le domaine des affaires, le courrier électronique à caractère juridique est généralement utilisé pour notifier :
- Communications aux employés (congés de maladie, licenciements, etc.);
- Envoi des factures impayées aux clients ;
- Autorisations légales de tiers ;
- Achat de produits ;
- Enregistrement ou annulation de contrats.
Or, dans le domaine bancaire, ce moyen de communication est utilisé pour notifier :
- Refinancement de la dette ;
- Notification aux clients ;
- Réclamation d'acomptes ou de découverts ;
- Octroi de crédits;
- Informations sur le contrat.
4 raisons d'utiliser l'e-mail de validité légale aujourd'hui
- sécurité juridique
Avec ce service, vous pourrez certifier l'intégrité, l'envoi et l'ouverture du mail, de ses informations et même des fichiers joints . De plus, ce service est non seulement sécurisé grâce au certificat délivré par le prestataire, mais aussi parce que la plateforme de livraison est totalement sécurisée.
En effet, il garantit que les informations transmises ne sont pas violées ou volées, garantissant ainsi le plus haut niveau de sécurité.
- Coût économique réduit
Concernant le coût économique , l'email certifié est bien plus avantageux que les autres moyens. Vous ne payez que le nombre d'emails envoyés et c'est tout. Si l'on pense aux coûts élevés des Burofax, le courrier électronique légal l'emporte absolument.
- rapidité de livraison
Le courrier électronique certifié est l'un des canaux d'information les plus rapides qui existent à ce jour. En fait, si on le compare notamment avec le burofax, le courrier électronique est beaucoup plus rapide. Il vous suffit d'écrire les informations à envoyer, d'ajouter le contact du destinataire, d'ajouter les pièces jointes nécessaires et le tour est joué. En quelques minutes seulement, l'e-mail est envoyé et reçu par l'utilisateur final afin qu'il soit dûment informé et qu'il ne puisse y avoir aucune réclamation future.
De même, nous devons souligner que ce service est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, pour envoyer rapidement toutes sortes d'informations.
- Traçabilité garantie
Certes, la principale raison d'utiliser un courrier électronique certifié est le document final prouvant la validité juridique où le jour et l'heure de l'envoi, l'expéditeur et l'émetteur sont notifiés, en plus de certifier le contenu et les fichiers envoyés.
De cette manière, la traçabilité de tous les emails envoyés par la plateforme Afilnet est garantie, un email pouvant être présenté devant un juge car le prestataire devient le garant qui assure le bon fonctionnement de la communication envoyée.
Comment intégrer l'email certifié dans votre entreprise ?
Faire appel à ce service et envoyer un e-mail certifié en quelques minutes est très simple. L'important est de sélectionner un fournisseur de confiance comme Afilnet, leader dans le secteur des télécommunications et du marketing.
Maintenant, nous allons vous dire étape par étape pour intégrer ce service.
Étape 1 : inscrivez-vous en tant que client Afilnet
Pour demander ce service, il suffit d'entrer sur le site officiel du fournisseur et de s'inscrire en tant que client Afilnet. Une fois l'inscription terminée, l'e-mail doit être vérifié en cliquant sur le lien reçu dans la boîte de réception.
Étape 2 - Configurez votre compte
Ensuite, vous devez accéder à l'option "Canaux" et "Ajouter un nouveau canal" pour sélectionner E-mail certifié et enfin cliquer sur le bouton vert "Ajouter un e-mail certifié" incluant votre adresse e-mail.
Étape 3 : envoyer l'e-mail
Par la suite, vous devrez ouvrir votre propre compte de messagerie professionnel ou professionnel, pour ensuite rédiger le contenu de l'e-mail et ajouter non seulement le destinataire de l'e-mail certifié, mais également l'adresse de certification Afilnet.
Étape 4 : Téléchargez les certificats
L'obtention du certificat correspondant est facile. Revenez à votre profil client Afilnet, entrez dans le menu d'administration, et sélectionnez "Envoyé" et "Voir les détails" pour télécharger le certificat.
Comme vous l'avez peut-être remarqué, l'intégration du service de messagerie certifiée est très simple, puisqu'elle ne nécessite pas la création de nouveaux emails. En utilisant l'adresse de votre entreprise ou de votre poste, vous pouvez envoyer l'e-mail et contracter le service, puis recevoir le certificat correspondant.
Maintenant, nous sommes sûrs que vous devez vous demander le coût de ce service. Ne vous inquiétez pas car son prix, comme nous vous l'avons déjà dit, est très accessible, surtout si on le compare au très cher burofax.
Cela dit, intégrer ce service dans votre entreprise peut nécessiter un budget très variable selon la quantité d'emails à envoyer. Quoi qu'il en soit, pour vous donner une approximation, chaque email a un coût de 0,50 €. Ce que vous devez garder à l'esprit, c'est que chaque e-mail certifié peut atteindre une taille de 5 Mo, pièces jointes comprises. Si cette valeur est dépassée, la valeur d'un autre e-mail sera facturée.
conclusion
Pour conclure l'article d'aujourd'hui, nous tenons à souligner que l'un des canaux de communication les plus sûrs pour envoyer des informations réservées et personnelles est le courrier électronique certifié. Ses hauts niveaux de sécurité et de traçabilité font du courrier juridiquement valable un moyen fiable et utilisable dans de multiples domaines pour que la communication soit de plus en plus efficace et rapide.