Oggi il modo in cui comunichi è fondamentale, soprattutto se le informazioni da inviare sono di natura legale . Di fronte a questa situazione, quando è necessario avere la garanzia che la documentazione emessa sia ricevuta dal destinatario, sia esso privato o azienda, il miglior canale di comunicazione è senza dubbio la Posta Elettronica Certificata.
Veloce, personalizzata e, soprattutto, legalmente valida, la posta elettronica certificata è diventata rapidamente il mezzo utilizzato da molti, tra cui avvocati, tribunali, banche e società, per inviare documenti, fascicoli e informazioni che devono essere ricevuti dal destinatario e ottenere un certificato di ricevuta di ritorno.
Come avrai notato, la PEC offre molti vantaggi che altri mezzi, come Burofax, non possono offrire, quindi la sua incredibile popolarità non deve sorprendere.
Se vuoi scoprire come funziona questo canale di comunicazione legale, perché utilizzarlo e perché dovresti implementarlo nella tua azienda, sei nel posto giusto. In questo articolo, ti parleremo di questo e molto altro in modo che tu possa utilizzare questo servizio d'ora in poi.
Come funziona la posta elettronica certificata?
Come accennato in precedenza, la posta elettronica certificata è un mezzo di comunicazione utilizzato quando le informazioni inviate sono della massima importanza ed è necessario un documento che attesti che il destinatario ha ricevuto la mail.
Il suo funzionamento non è affatto complicato. Per inviare questo tipo di e-mail che ha validità legale e può essere presentata come prova davanti a un giudice in caso di processo, è necessario rivolgersi a un fornitore di servizi come Afilnet.
Dopo aver contratto il servizio, scegliendo un provider di fiducia, non devi fare altro che entrare nella piattaforma, scrivere l'email che deve essere inviata, aggiungere l'indirizzo email del destinatario e il gioco è fatto.
Tutti i lavori successivi saranno eseguiti dalla società che fornisce il servizio. In questo senso, il provider sarà incaricato di inviare l'e-mail. Quindi, quando l'e-mail viene consegnata al destinatario, l'azienda incaricata ti fornirà il certificato di validità legale.
Ora, per farti capire meglio come funziona, spiegheremo a cosa serve la certificazione. L'azienda, in questo caso, diventa un testimone digitale che attesta l'invio e la consegna di questa email, compreso il suo contenuto, in modo che il certificato sia una prova solida da presentare davanti a un giudice in caso di necessità.
Quindi, tutta la gestione dei dati trasmessi è a carico del provider che protegge la comunicazione ei suoi dati da casi di furto o alterazione non autorizzata. Dopo l'elaborazione e la consegna finale dell'e-mail, il provider come Afilnet crea infine il certificato come prova di validità legale per il mittente, accreditando la comunicazione effettuata come prova attendibile.
Nel certificato vengono fornite le seguenti informazioni: l'e-mail di provenienza, l'e-mail del destinatario, la data e l'ora di invio, il titolo dell'e-mail, il contenuto dell'e-mail e il contenuto degli allegati.
Perché usare la Posta Certificata?
Utilizzare il servizio di Posta Certificata può essere molto utile per inviare tutte le informazioni molto importanti che devono essere consegnate o lette dal destinatario affinché il processo sia legale. Come avrai notato, poi, la posta elettronica certificata, come il burofax, può essere un valido canale di comunicazione per casi importanti, anche in ambito legale, amministrativo e bancario.
Sono infatti sempre di più le grandi aziende , i tribunali, gli studi legali, gli istituti bancari e persino la pubblica amministrazione che hanno scelto di mettere da parte il costoso burofax, scegliendo la posta elettronica certificata per trattare informazioni riservate personali e private .
Per farti qualche esempio più esplicito, in ambito legale, la posta certificata può essere inviata per comunicare:
- Convocazione per incontri o prove;
- Notifiche tra avvocati e clienti,
- Informazioni tra tribali e avvocati.
In ambito aziendale, la posta elettronica di natura legale viene solitamente utilizzata per notificare:
- Comunicazioni ai dipendenti (malattia, cassa integrazione, ecc.);
- Invio di fatture non pagate ai clienti;
- Autorizzazioni legali da parte di terzi;
- Approvvigionamento di prodotti;
- Registrazione o risoluzione dei contratti.
Tuttavia, in ambito bancario, questo mezzo di comunicazione viene utilizzato per notificare:
- Rifinanziamento del debito;
- Notifica ai clienti;
- Reclamo di rate o scoperti;
- Concessione di crediti;
- Informazioni sul contratto.
4 motivi per utilizzare l'e-mail di validità legale oggi
- certezza giuridica
Con questo servizio potrai certificare l'integrità, l'invio e l'apertura dell'email, le sue informazioni e persino i file allegati . Inoltre, questo servizio non è solo sicuro grazie al certificato rilasciato dal provider, ma anche perché la piattaforma di consegna è totalmente sicura.
Assicura infatti che le informazioni trasmesse non vengano violate o rubate, garantendo così il massimo livello di sicurezza.
- Costo economico ridotto
Per quanto riguarda il costo economico , la posta elettronica certificata è molto più vantaggiosa rispetto ad altri mezzi. Paghi solo per il numero di email inviate e il gioco è fatto. Se pensiamo agli alti costi dei Burofaxes, l'email legale vince assolutamente.
- velocità di consegna
La posta elettronica certificata è uno dei canali informativi più veloci che esistano finora. Infatti, se confrontato soprattutto con il burofax, la posta elettronica è molto più veloce. Devi solo scrivere le informazioni da inviare, aggiungere il contatto del destinatario, aggiungere gli allegati necessari e il gioco è fatto. In pochi minuti, l'e-mail viene inviata e ricevuta dall'utente finale in modo che sia debitamente informato e non ci possano essere reclami futuri.
Allo stesso modo, dobbiamo sottolineare che questo servizio è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per inviare rapidamente ogni tipo di informazione.
- Tracciabilità garantita
Sicuramente il motivo principale per utilizzare la posta elettronica certificata è il documento finale comprovante la validità legale dove vengono notificati il giorno e l'ora dell'invio, il mittente e l'emittente, oltre a certificare il contenuto ei file inviati.
In questo modo viene garantita la tracciabilità di tutte le email inviate dalla piattaforma Afilnet, email che possono essere presentate davanti a un giudice perché il fornitore del servizio diventa il garante che assicura il corretto funzionamento della comunicazione inviata.
Come integrare la Posta Certificata nella tua Azienda?
Assumere questo servizio e inviare una PEC in pochi minuti è molto semplice. L'importante è selezionare un provider di fiducia come Afilnet, leader nel settore delle telecomunicazioni e del marketing.
Ora, ti diremo passo dopo passo per integrare questo servizio.
Passaggio 1: registrati come cliente Afilnet
Per richiedere questo servizio è sufficiente entrare nel sito ufficiale del provider e registrarsi come cliente Afilnet. Una volta terminata la registrazione, l'email deve essere verificata cliccando sul link ricevuto nella casella di posta elettronica.
Passaggio 2: configura il tuo account
Successivamente, devi accedere all'opzione "Canali" e "Aggiungi nuovo canale" per selezionare la PEC ed infine cliccare sul pulsante verde "Aggiungi PEC" includendo il tuo indirizzo email.
Passaggio 3: inviare l'e-mail
Successivamente, dovrai aprire una tua casella personale di posta aziendale o aziendale, per poi scrivere il contenuto della mail e aggiungere non solo il destinatario della PEC, ma anche l'indirizzo di certificazione Afilnet.
Passaggio 4: scarica i certificati
Ottenere il certificato corrispondente è facile. Torna al tuo profilo cliente Afilnet, entra nel menu di amministrazione e seleziona "Inviato" e "Vedi dettagli" per scaricare il certificato.
Come avrai notato, integrare il servizio di posta certificata è molto semplice, poiché non richiede la creazione di nuove email. Utilizzando l'indirizzo della tua azienda o posizione lavorativa, puoi inviare l'e-mail e contrattare il servizio e quindi ricevere il certificato corrispondente.
Ora, siamo sicuri che ti starai chiedendo il costo di questo servizio. Non ti devi preoccupare perché il suo prezzo, come ti abbiamo detto prima, è molto accessibile, soprattutto se paragonato al costosissimo burofax.
Detto questo, l'integrazione di questo servizio nella tua azienda può richiedere un budget molto variabile a seconda della quantità di email che devono essere inviate. Ad ogni modo, per darti un'approssimazione, ogni email ha un costo di 0,50€. Quello che devi tenere presente è che ogni email certificata può avere una dimensione massima di 5 MB, inclusi gli allegati. Se questo valore viene superato, verrà addebitato il valore di un'altra email.
Conclusione
Per concludere l'articolo di oggi, segnaliamo che uno dei canali di comunicazione più sicuri per l'invio di informazioni riservate e personali è la posta elettronica certificata. Gli alti livelli di sicurezza e tracciabilità rendono la posta legalmente valida un mezzo affidabile e utilizzabile in molteplici campi per una comunicazione sempre più efficiente e veloce.