I tempi stanno cambiando e con essi il modo di comunicare tra di noi. Questo vale sia a livello personale che professionale: tra aziende, istituzioni e entità diverse. Con il passare del tempo, le comunicazioni si evolvono per essere più veloci, più economiche e più accessibili agli utenti, e gli ultimi anni hanno visto grandi progressi in questo senso. In questo articolo, parleremo di un miglioramento significativo concentrandoci su alcuni canali di comunicazione digitale come SMS e Email certificato nel settore legale.
Come si è evoluta la comunicazione nel settore legale?
Durante la pandemia e la crisi sanitaria, siamo stati costretti a isolarci ed evitare il contatto con gli altri, il che ha in gran parte bloccato sul nascere le comunicazioni fisiche o tradizionali e ha fatto sì che l'uso dei social media esplodesse.
Anche la comunicazione nel settore legale è stata costretta ad evolversi negli ultimi anni. Tutta la documentazione che veniva emessa e inviata in formato fisico ha lasciato il posto ad altre alternative che hanno trovato un ottimo scopo in queste circostanze, come gli SMS e la posta elettronica certificata nel settore legale.
Questi due canali stanno diventando un'alternativa più veloce, economica e accessibile ad altri mezzi tradizionali come il bureaufax o la lettera raccomandata, dato che hanno la stessa validità legale e giuridica di quest'ultima.
Come funzionano gli SMS e Email Certificato?
L'SMS certificato funziona allo stesso modo di un messaggio di testo tradizionale e allo stesso modo possiamo dire che l'email certificata funziona allo stesso modo di una email, cioè entrambi sono inviati allo stesso modo e ricevuti allo stesso modo. Niente di nuovo, giusto? Allora dov'è la differenza?
Sia l'SMS certificato che le Email certificato forniscono una certificazione legalmente valida dell'intero contenuto del messaggio, della data di invio e della data/ora di ricezione da parte del destinatario attraverso la certificazione delle tracce e delle conferme di ricezione da parte degli operatori nelle comunicazioni di tutte le parti coinvolte. In altre parole, quando si invia qualsiasi messaggio o documentazione, il suo contenuto è certificato in un documento che lo accredita con piena validità legale e giuridica.
Quali sono gli usi degli SMS e Email Certificato nel settore legale?
Sia l'SMS certificato che l'email certificata sono utilizzati per notificare qualsiasi tipo di comunicazione che ha bisogno di essere tracciata e/o richiede una notifica di consegna con prova affidabile davanti a terzi.
La prova di questa certificazione consiste in un documento PDF generato con il suo corrispondente certificato con data e ora, che specifica il messaggio consegnato.
Ci sono molte aziende e organizzazioni che fanno uso di questo tipo di servizio, da studi legali, studi notarili, uffici amministrativi, consigli comunali o sindacati, fornendo un'alternativa di comunicazione digitale sicura, veloce ed economica, che permette loro di avere prove affidabili nelle loro comunicazioni con terzi. Alcuni di questi usi sono i seguenti:
- Notifiche nei contratti di lavoro. Permette ai dipendenti di notificare loro i cambiamenti o le modifiche del loro contratto di lavoro (registrazione, licenziamenti, dimissioni).
- Richieste di pagamento contro gli inadempienti.
- Accettazione dell'addebito diretto. Permette di inviare le fatture a un indirizzo specifico.
- Ritiro di contratti per cancellazioni o modifiche (affari, affitto, acquisti, ecc.).
- Notifica di consegna o ritiro di pacchi, lettere o pacchetti speciali.
- Dati sensibili come i risultati di analisi mediche o altri test.
- Richieste o domande a varie istituzioni.
Vantaggi degli SMS certificati e Email certificato
- Economico: Sia gli SMS che la posta elettronica certificata sono più economici dell'invio di un burofax o di una lettera raccomandata, fino all'80% in meno. Inoltre, se l'SMS o la posta elettronica certificata non raggiunge il suo destinatario, non sarà pagato, mentre il burofax richiede il pagamento prima dell'invio.
- Veloce ed efficiente: L'invio della documentazione tramite SMS certificato o posta elettronica certificata è più veloce dell'utilizzo di un mezzo tradizionale. Si tratta di un servizio con una maggiore copertura in quanto arriva al tuo cellulare e/o alla tua casella di posta elettronica. Raggiunge gli utenti ovunque si trovino.
- 100% legale: la certificazione SMS è realizzata da un fornitore qualificato di Trusted Services, la sua validità è garantita in tutti i paesi dell'Unione Europea, avendo gli effetti legali previsti dal regolamento in tutti i membri dell'UE.
- Facile da usare: entrambi i servizi vengono utilizzati e inviati come un classico SMS ed e-mail.
Migliorare la comunicazione nel settore legale
Se sei un'azienda del settore legale e stai cercando un modo per semplificare e ottimizzare le comunicazioni con i tuoi clienti, abbiamo la soluzione ideale per te. Fare uso di SMS e di Posta Elettronica Certificata nel settore legale può fare una notevole differenza nella comunicazione, risparmiare tempo sulle pratiche fisiche e naturalmente risparmiare sui costi.
In Afilnet abbiamo aiutato per anni altre aziende, istituzioni e organizzazioni a migliorare la comunicazione digitale con i loro clienti e/o affiliati. Ecco perché vogliamo metterci a disposizione di aziende come la vostra. Se vuoi sapere di più sui nostri servizi o hai delle domande, puoi accedere al nostro sito web e scriverci. Saremo felici di aiutarvi.