La óptima gestión de las reservas en una organización hotelera es fundamental para la calidad de la estancia del cliente, así como para evitar pérdidas económicas en la empresa. Prácticamente, todos los hoteles cuentan con un software de gestión que contribuye a la correcta organización de todos los procesos relacionados con las reservas y la atención al cliente. Este tipo de software integra canales de comunicación con los clientes como: SMS, Email y más recientemente WhatsApp. WhatsApp Business for Hotels se ha convertido en una herramienta muy útil para las reservas y las comunicaciones de atención al cliente.
Este es un canal dedicado al uso transaccional, es decir, el envío de información de carácter informativo a raíz de una solicitud del cliente.
Cómo usar esta aplicación
En primer lugar, para acceder al servicio de WhatsApp Business es necesario solicitar el acceso a su API. Para hacer esto, debe verificar su negocio en Meta (Facebook) Business Suite. Tenga en cuenta que su negocio debe cumplir con las políticas comerciales de WhatsApp.
WhatsApp Business para hoteles es una aplicación transaccional, es decir, se compone de información enviada tras una solicitud concreta del usuario. No está permitido utilizar la aplicación con fines publicitarios o promocionales, de lo contrario, WhatsApp cerrará su cuenta. Asimismo, no está permitido el envío masivo de mensajes. Así que te estarás preguntando: ¿Qué puedo hacer con WhatsApp Business?
La API de WhatsApp Business solo permite enviar plantillas predefinidas validadas por el propio sistema de WhatsApp. Si es el hotel el que inicia la conversación con el cliente, es este último quien debe dar su consentimiento previo para recibir mensajes (opt-in). En cambio, cuando el huésped es el primero en contactar con el hotel, no es necesario activar el permiso.
Estos mensajes consisten en notificaciones al soporte o al servicio de atención al cliente y pueden incluir:
- Recordatorios de citas.
- Información sobre el estado del pedido o entrega.
- Resolución de problemas.
- Notificaciones de pago.
Dicho esto, WhatsApp Business te permite hacer lo siguiente:
- Tener un perfil comercial con datos de contacto.
- Cree un sistema rápido de mensajes y respuestas.
- Configure un sistema de tickets para los contactos.
- Registrar reservas y enviar confirmaciones.
- Envío de notificaciones de interés para el cliente.
- Envío de facturas, contenido multimedia (imágenes, audios, videos, etc.).
¿Cuáles son los usos de WhatsApp Business para Hoteles?
La aplicación más popular le permite realizar las siguientes tareas:
- Envía confirmaciones de reserva con datos del usuario, detalles de la estancia, fecha y hora. Esta información incluye la posibilidad de modificar o cambiar la reserva. También proporciona información de contacto del hotel, ya sea a través de un número de teléfono o a través de un formulario de contacto.
- Envía contenidos y archivos multimedia. Esta es otra característica de WhatsApp Business. Te permite enviar imágenes, videos y otros archivos en diferentes formatos (pdf, txt). Por ejemplo, una factura o imágenes del destino o residencia.
- Respuesta automática con respuestas programadas para servicio al cliente. Esta es una forma de dar respuestas rápidas y programadas a las preguntas de los clientes de forma automatizada.
Beneficios de WhatsApp Business para Hoteles
- No es ningún secreto que WhatsApp es la aplicación de mensajería instantánea más popular en la actualidad. El intercambio de comunicaciones transaccionales a través de la aplicación más utilizada del mundo infundirá confianza entre los usuarios.
- Es un canal de comunicación rápido y seguro. Enviar y recibir mensajes en WhatsApp se ha convertido en un hábito natural. La comunicación es muy fluida y también confiable. WhatsApp encripta las conversaciones de los usuarios, convirtiéndolo en un canal seguro y privado.
- Se integra perfectamente con el software de gestión. Gestionar las comunicaciones de reservas en un hotel es un reto. Esta herramienta ayuda en la organización y perfecto ajuste de la agenda del hotel. Ayuda a evitar pérdidas por cancelaciones ya reorganizar reservas.
- La cobertura es otra gran ventaja. Con WhatsApp Business, puede enviar mensajes a cualquier país del mundo usando un número dedicado. Esto significa que puede contactar a sus clientes sin importar el país del que sean.
Otros canales para complementar WhatsApp Business
WhatsApp Business para hoteles es una aplicación realmente eficiente. Asimismo, existen otros canales digitales que pueden complementarse en la comunicación con los clientes. El uso de múltiples canales nos ayudará a ampliar la cobertura y la eficiencia. Estos son algunos de esos canales:
Mensajes de texto: Los mensajes de texto son realmente necesarios cuando se trata de enviar confirmaciones de reservas. Todavía hay gente que no tiene smartphone o ni siquiera es usuario de WhatsApp, por lo que no debemos descuidar este canal. Enviar una confirmación por SMS y WhatsApp simultáneamente asegura que el cliente reciba el mensaje específico.
Correo electrónico: Este es un canal esencial en las comunicaciones transaccionales del hotel. En este sector es muy útil enviar las facturas a la dirección de correo electrónico del cliente, así como encuestas de calidad post-estancia. Esto nos ayudará a obtener comentarios positivos de los clientes y así conocer las opiniones y calificaciones de nuestros clientes. Otro uso interesante es enviar promociones con ofertas a un cliente premium.
Text-to-Speech: Este es un canal que te permite enviar un mensaje de difusión en forma de llamada automática, tanto a teléfonos fijos como a celulares. Este canal puede complementar las comunicaciones para la gestión del servicio al cliente.
Te ayudamos a integrar una aplicación eficaz para la gestión de tu hotel.
Contar con WhatsApp Business en la gestión y comunicación hotelera te ayudará a mejorar la agenda y el engagement con los clientes. Además, complementar la comunicación con otros canales desarrollará la capacidad de la organización.
En Afilnet trabajamos mano a mano con los hoteles, ayudándoles a mejorar las comunicaciones B2C. Si estás interesado en implementar el canal WhatsApp Business para hoteles, visita nuestra web y contacta con nosotros.