La popularidad de WhatsApp Business ha crecido constantemente en los últimos años desde el día en que Meta ofreció a las empresas la posibilidad de utilizar la aplicación de mensajería instantánea para comunicarse con los clientes. Pero eso no termina aquí, porque como ocurre con otras tecnologías, también la API de WhatsApp se encuentra en constante evolución e innovación. De hecho, los desarrolladores implementan nuevas funcionalidades y herramientas cada año que favorecen la posibilidad de tener una conversación más rápida, automatizada y fluida con los clientes.
Todo esto hace que la API de WhatsApp para empresas se haya convertido en una de las herramientas de comunicación más potentes para las marcas que necesitan llegar a un público cada vez más amplio y de manera más directa. Ahora bien, cabe destacar que una de las funcionalidades más apreciadas en la actualidad es la posibilidad de autoresponder para whatsapp. En el artículo de hoy vamos a analizar cómo se pueden crear respuestas automáticas por medio de WhatsApp Business, cuáles son las alternativas existentes y cuáles son sus ventajas.
Cómo crear respuestas automáticas en WhatsApp Business API
Como hemos mencionado anteriormente, gracias a las innovaciones introducidas por los desarrolladores hoy en día es posible utilizar la función de respuesta automática de WhatsApp para negocios. Lo que no muchos saben es, sin embargo, que existen varias opciones y alternativas para configurar las respuestas automáticas por medio de la API, como vamos a ver a continuación.
Respuestas automáticas con mensajes de whatsapp
La versión para empresas de la famosa aplicación de mensajería WhatsApp brinda la posibilidad de crear respuestas automáticas. Estamos haciendo referencia a la posibilidad de automatizar las respuestas que debe brindar la compañía al usuario que se conecta por primera vez a través de este medio.
Activar esta herramienta es sumamente sencillo. Lo que se debe hacer es dirigirse hacia las herramientas para empresas y seleccionar las opciones de configuración disponibles. Cabe destacar que esta funcionalidad automatizada se concentra en dos tipos de mensajes:
1. Mensaje de bienvenida
Se trata de automatizar el envío de un mensaje de bienvenida a todos los usuarios que se conectan por primera vez con la empresa a través de WhatsApp. De la misma manera, se va a enviar un nuevo mensaje de bienvenida al cliente luego de 14 días de inactividad desde la última vez en la que tu marca y el usuario se han conectado.
2. Mensaje de ausencia
Se trata de una alternativa muy interesante para las empresas porque permite responder de inmediato fuera del horario comercial. Lo que podrás hacer en este caso es enviar un mensaje de ausencia de manera automática donde comuniques a los usuarios que en ese momento no se encuentran operadores disponibles por estar fuera del horario comercial o se puede comunicar que la empresa se encuentra momentáneamente en un período de vacaciones. Este tipo de mensaje puede ser programado para ser enviado en días especiales o en un horario determinado de manera regular.
Mensajes de sesión
Otra alternativa para comunicarte con tu audiencia a través de WhatsApp Business API son los mensajes de sesión es decir mensajes predefinidos. Se trata de una modalidad de comunicación que ofrece la posibilidad de brindar atención inmediata a todos los usuarios que realizan la consulta a través de la aplicación de mensajería instantánea.
En detalle, los mensajes de sesión son mensajes reactivos, por lo que es necesario que el cliente inicie la conversación con la empresa a través, por ejemplo, de un widget de WhatsApp que se encuentra instalado en la página web empresarial o a través de los anuncios. "click-to-WhatsApp" o campañas iniciadas en Facebook.
Sea cual sea la forma con la cual el cliente se comunica con su marca, lo interesante es que esta funcionalidad va a ofrecer la posibilidad de brindar una respuesta inmediata a la consulta realizada. Para ello, es necesario utilizar un chatbot o un asistente virtual que permita automatizar las conversaciones.
Lo único que debes saber es que podrás enviar mensajes de sesión solo dentro de las primeras 24 horas, es decir, durante la ventana de atención al cliente. Asimismo, cabe destacar que, a diferencia de la alternativa que hemos presentado anteriormente, los mensajes de sesión no están sujetos a un formato preestablecido ni tienen lineamientos obligatorios en cuanto al contenido a enviar.
Chatbot con inteligencia artificial para empresas
Finalmente, te queremos presentar la última alternativa para automatizar las conversaciones con tus compradores. Nos estamos refiriendo al uso del chatbot para WhatsApp empresarial. Se trata de una nueva herramienta que te va a ayudar a potenciar no solamente las funcionalidades de esta aplicación de mensajería, sino también el potencial de tu propio negocio.
El asistente virtual lo que va a hacer es brindar respuestas automáticas e inmediatas a los clientes que realizan algunas de las preguntas frecuentes que suelen recibir las empresas. Pero lo que principalmente lo diferencia de los otros métodos que te hemos presentado es que el chatbot ofrece una experiencia conversacional con el usuario. No es solamente una plantilla que va a recibir el cliente cuando se pone en contacto con su marca. Un bot configurado correctamente permite resolver las dudas de los compradores potenciales al instante, respondiendo a esas consultas que se suelen realizar de manera frecuente, mejorando significativamente la experiencia e incrementando la tasa de conversión de manera natural.
Ventajas de autoresponder automáticamente con la API de WhatsApp Business
Ahora bien, por otro lado, no podemos dejar de resaltar el hecho de que la funcionalidad de autoresponder con la API de WhatsApp tiene muchas ventajas para ofrecer, especialmente cuando se elige el uso del chatbot.
A continuación, vamos a ver algunas de las ventajas que ofrece esta poderosa herramienta que te ayudará a mejorar la experiencia conversacional que ofrece a tus clientes, potenciando inclusive tus ventas:
Responder a las preguntas frecuentes
El chatbot se va a convertir en tu asistente virtual que puede responder una y otra vez a las preguntas que se realizan de manera frecuente por parte de tus clientes, automatizando el proceso.
Hablar respetando la imagen de tu marca
Como hemos mencionado, el chatbot es una herramienta que puede ser configurada por medio de las opciones de personalización. Por ejemplo, vas a poder establecer la manera en la cual debe responder el bot y cómo lo tiene que hacer utilizando un determinado vocabulario a la hora de conversar con los usuarios.
Todo esto te va a ayudar a construir una identidad para tu negocio, brindando una experiencia de conversación homogénea y personalizada en los diferentes canales que llegues a utilizar.
Tiempo de respuesta reducido
Por medio de las herramientas de automatización que ofrece el chatbot, vas a poder responder de manera rápida en cuestión de segundos a todos los clientes que se ponen en contacto con tu marca. De este modo, vas a poder reducir la ansiedad de las personas que necesitan interactuar con tu negocio, garantizando esa inmediatez que es tan importante en el día de hoy. Ya no es necesario que esté disponible un operador humano que trabaje en los días hábiles y en horario comercial. Gracias al chatbot, podrás brindarte asesoría fuera del horario de trabajo e inclusive en los días festivos.
Ahorro de tiempo
Por otro lado, también es importante señalar que los mensajes automáticos van a ayudar a reducir el tiempo que debe destinar el operador humano a la hora de contestar al cliente. El agente de ahora en más se podrá ocupar de otras tareas más relevantes y más complejas, especialmente lo que tiene que ver con preguntas específicas y particulares de los usuarios, mientras que las conversaciones más generales estarán a cargo del chatbot.
Medir los resultados
Por último, es necesario recordar que las conversaciones que el usuario tiene con el chat bot de WhatsApp para empresa se van a registrar para poder generar informaciones que sean de valor para la marca. Todos los datos que son recolectados y analizados van a mejorar el servicio de atención al cliente para identificar en un futuro nuevas oportunidades de ventas. Asimismo, también te va a brindar la posibilidad de descubrir cuáles son las nuevas preguntas frecuentes, qué es lo que le interesa saber al usuario y así configurar el chatbot con toda la información más valiosa.
Impulsar la productividad de la empresa
De la mano con lo que veníamos diciendo anteriormente es importante. Es importante resaltar que, según los datos obtenidos por el Informe de Tendencias de CX 2023 de Zendesk, seis de cada diez empresas quieren implementar un servicio al cliente menos transaccional y más conversacional. Es aquí donde entra en juego nuevamente el mensaje automático de WhatsApp, que favorece la posibilidad de impulso a la productividad del equipo de soporte sin tener que renunciar al toque humano.
No olvides que WhatsApp Business ofrece una solución innovadora que favorece la posibilidad de automatizar la atención al cliente a través de respuestas automáticas. Esta herramienta se convierte entonces en un aliado invaluable que impulsa la productividad ofreciendo beneficios tangibles. Verás que en poco tiempo se optimizará el uso del tiempo y de los recursos, reduciendo los costos operativos y mejorando la eficiencia del flujo de trabajo, eliminando los cuellos de botella y agilizando la resolución de las solicitudes de los clientes. De la misma manera, se mejorará la atención al cliente, ofreciendo un servicio continuo los 365 días del año.
Como si esto no fuera suficiente, la productividad incrementará porque se podrá personalizar la creación de mensajes en función de los tipos de consulta que suelen realizar los usuarios. De todo esto se obtiene también la posibilidad de aumentar la satisfacción del cliente, quienes recibirán respuestas precisas y relevantes, generándose así una sensación de que el usuario es valorado, incrementando su satisfacción y fidelidad.
Ejemplos de cómo autorresponder en Whatsapp business
A continuación, te queremos dejar algunos mensajes que te inspirarán a la hora de crear respuestas automáticas en WhatsApp app Business API.
Mensajes automáticos de bienvenida
- Hola, ¿cómo estás? Dinos cómo podemos ayudarte.
- Buenos días/Buenas tardes/Buenas noches. ¿Qué podemos hacer por ti hoy?
- ¡Bienvenido a [nombre de tu empresa]! ¿Cómo podemos ayudarte hoy?
Mensajes automáticos de ausencia
- ¡Hola! Actualmente no estamos disponibles. Deja tu mensaje y te responderemos lo antes posible.
- ¡Hola! Estaremos de vuelta pronto. Deja tu mensaje y te contestaremos lo antes posible.
Mensaje personalizado en WhatsApp
- ¡Hola, [nombre del cliente]! Vi que te comunicaste con el soporte [número de veces] en el último mes. ¿Cómo podemos mejorar tu experiencia con nuestra empresa?
- ¡Hola, [nombre del cliente]! Vi que [nombre del producto] es tu favorito y quería ofrecerte un cupón de descuento para tu próxima compra.
Respuestas automáticas para clientes impacientes
- ¡Hola, [nombre del cliente]! Para verificar el estado actual de tu pedido, visita [enlace al sitio web o app] y usa el código de compra enviado por correo electrónico.
- ¡Hola, [nombre del cliente]! Hemos recibido tu solicitud y estamos trabajando para resolverla lo antes posible.
Respuestas rápidas o situaciones difíciles
- Lamentamos la falla sucedida recientemente. Nuestro equipo está trabajando en su reparación. (Suma alguna información extra). Daremos pronto solución a su problema. Si luego de X cantidad de horas no se ha resuelto, por favor, contáctanos nuevamente
Respuestas rápidas para dar precio
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Respuestas rápidas de presentación de tu servicio
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Respuestas a preguntas frecuentes
A la hora de crear respuestas automáticas en WhatsApp, seguramente una de las más utilizadas son las respuestas a preguntas frecuentes. Por lo que tiene que ver con esta tipología de mensaje, cabe aclarar que no existe una plantilla de respuesta rápida para WhatsApp o mensaje concreto que se pueda utilizar, porque todo va a depender del tipo de negocio y de las consultas que más se repitan entre los usuarios. De todos modos, es importante que sigas las recomendaciones que te vamos a presentar a continuación mientras preparas las respuestas automatizadas a las preguntas frecuentes.
- Utiliza emojis para que tu respuesta sea aún más atractiva desde el punto de vista visual.
- Prepara la respuesta con equipos especializados sobre el tema.
- Si utilizas un CRM, emplea la información que puedes obtener para poder individuar cuáles son las preguntas frecuentes o las palabras clave para identificarlas.
Consejos para crear respuestas automáticas efectivas en WhatsApp Business API
Para optimizar la atención al cliente, aumentar la eficiencia y mejorar la experiencia en general del usuario, una de las herramientas más poderosas son las respuestas automáticas en WhatsApp Business API. Aún así, cabe destacar que para poder aprovechar al máximo su potencial es necesario crear respuestas relevantes, útiles y personalizadas. Por lo que respecta a la personalización, es fundamental adaptar la respuesta al tipo de cliente y a la situación. No olvides también utilizar un lenguaje cordial y profesional, pero que a la vez también sea claro para poder brindar la información necesaria de manera efectiva. De la misma manera, es clave también mencionar el nombre del cliente en caso de ser posible, para poder generar una relación de más cercanía con el usuario.
Por lo que tiene que ver con la relevancia, lo que queremos resaltar es que se tiene que brindar una respuesta que sea relevante en función de la pregunta o de la solicitud del cliente. En pocas palabras, estamos haciendo referencia a que tendrás que proporcionar información completa y útil acerca de la consulta recibida, evitando respuestas genéricas que no brinden valor o que no resuelvan la problemática que está enfrentando el cliente.
Además, para obtener los resultados deseados con las autorespuestas en WhatsApp Business API, tendrás que incluir siempre la información de contacto de la empresa. Esto quiere decir que tendrás que indicar cómo el usuario se puede contactar con la marca en caso de necesitar ayuda, ofreciendo varias opciones como correo electrónico, chat en vivo y teléfono.
Finalmente, no queremos dejar de mencionar que esta herramienta podrá ser sumamente poderosa siempre y cuando monitorees el rendimiento de las respuestas automáticas. En este caso, tendrás que analizar las preguntas y las solicitudes más frecuentes de los clientes para poder actualizar constantemente el servicio ajustando la respuesta en función de los resultados que se van obteniendo en el tiempo.
Qué puede ofrecer a las empresas tener acceso de WhatsApp Business API
Para ir cerrando con el artículo de hoy, debemos destacar que la API de WhatsApp Business app, servicio ofrecido por proveedores oficiales como líder en el sector de telecomunicaciones y del marketing digital, tiene mucho para ofrecer a las empresas de todo el mundo.
Ante todo, tenemos que destacar que favorece la interacción inmediata, lo cual es tan importante en un mundo actual donde la competitividad está en sus máximos niveles. Es en este contexto que es importante destacar que WhatsApp es el canal de comunicación más poderoso en la actualidad. Según Statista, hoy en día existen más de 2000 millones de usuarios activos al mes, lo que convierte esta aplicación en una de las más favoritas para poder intercambiar mensajes. Es por ello que aprovechar las diferentes funcionalidades de autorespuestas para WhatsApp es esencial para una marca en el día de hoy.
Gracias a los mensajes de sesión, las respuestas automáticas y el chatbot, tu negocio podrá mejorar la tasa de conversión, el servicio de atención al cliente y, en definitiva, las ventas en poco tiempo. Lo importante es utilizar la plataforma proporcionada por el proveedor para configurar de manera efectiva autoresponder whatsapp y así lograr los objetivos preestablecidos.