Llamadas de voz automatizadas en la industria del transporte público: cómo mejorar la comunicación con los pasajeros.

El rol de las llamadas de voz automatizadas

Las llamadas de voz automatizadas, también conocidas como sistemas de respuesta de voz interactiva (IVR), han estado en uso durante años en una variedad de industrias. Sin embargo, su aplicación en el transporte público está ganando cada vez más popularidad debido a sus beneficios únicos en este contexto específico.

Estos sistemas utilizan tecnología de reconocimiento de voz y síntesis de voz para proporcionar información a los pasajeros de manera automatizada. Desde anuncios sobre las próximas paradas hasta alertas de servicio y recordatorios de seguridad, las llamadas de voz automatizadas pueden ofrecer una amplia gama de mensajes útiles para mejorar la experiencia del pasajero.

Beneficios clave de las llamadas de voz automatizadas para optimizar transporte público

Lo que se conoce como llamadas de voz automatizadas está revolucionando la forma en que los pasajeros pueden acceder al servicio de transporte público. Gracias a una serie de interesantes beneficios, este medio de comunicación permite mejorar la experiencia general del viaje, así como también la modalidad en la que se ofrece el servicio de atención al pasajero. Desde la mejora en la comunicación hasta la accesibilidad y el aumento de la eficiencia operativa, esta solución tecnológica permite transformar el panorama del transporte público, garantizando mayor eficiencia y efectividad a la hora de brindar este servicio.

Dicho esto, cabe destacar que el llamado de voz automatizado tiene muchas ventajas para ofrecer, algunas de las cuales vamos a ver a continuación.

Mejora de la experiencia del pasajero

Ante todo, es importante evidenciar que el llamado de voz automatizado permite mejorar la experiencia del pasajero desde diferentes puntos de vista. En plan de este medio de comunicación se pueden proporcionar anuncios de próximas paradas, información en tiempo real, alertas de servicio y actualizaciones, lo que permite reducir la incertidumbre y el estrés de los pasajeros. Como si esto no fuera suficiente, se le puede ofrecer al usuario la posibilidad de optar por recibir información específica sobre rutas de interés o líneas, donde el llamado de voz se transforma en un asistente adicional que garantiza mayores niveles de personalización.

De la misma manera, no podemos dejar de mencionar el hecho de que la llamada automatizada permite comunicar y enviar mensajes en varios idiomas y opciones, sobre todo para las personas que tienen discapacidades visuales o auditivas, garantizando una experiencia inclusiva y mayor accesibilidad para todos.

Aumento de la eficiencia operativa

Por otro lado, cabe destacar que gracias a la automatización de los llamados se puede incrementar la eficiencia operativa desde diferentes puntos de vista. Por un lado, se reduce la cantidad de tareas que se deben llevar de manera manual, liberando al personal para que pueda concentrarse en trabajos más importantes como garantizar la seguridad del vehículo o brindar atención al cliente en persona para resolver inconvenientes específicos. 

Asimismo, se garantiza una mayor comunicación interna eficiente, sobre todo cuando se deben informar alertas críticas o actualizaciones al personal de manera rápida. Como si esto no fuera suficiente, cabe destacar que a través de la implementación del servicio del llamado automático se puede optimizar la utilización de los recursos analizando patrones para que se asignen los recursos disponibles con efectividad.

Optimización de la gestión de personal

En cuanto a la gestión del personal, es importante saber que el llamado de voz automatizado tiene también algunas ventajas para ofrecer. Esto tiene que ver con el hecho de que, por un lado, este medio de comunicación permite reducir los errores humanos, ya que se entrega información certera previamente controlada y autorizada, minimizando el riesgo de errores humanos y garantizando mayor coherencia en la comunicación.

También se debe considerar que la llamada automatizada permite mejorar el centro de atención al cliente, ya que el pasajero puede obtener información y asistencia de manera rápida y fácil, mejorando la satisfacción general y reduciendo la frustración por los tiempos de espera. El personal entonces no tendría que ocuparse de comunicar alertas o informaciones generales, por lo que se podrá concentrar en tareas más estratégicas y de mayor valor.

Reducción de costos

Por otro lado, hay que mencionar que a través del servicio de llamados automatizados se pueden reducir los costos. Esto se relaciona con la posibilidad de gastar menos desde el punto de vista de impresión y distribución porque ya no hay necesidad de imprimir folletos o mapas, reduciendo costos operativos. 

Asimismo, los expertos resaltan que gracias a la recopilación de datos que se puede obtener a través del análisis de las llamadas automatizadas, se pueden optimizar rutas y horarios, mejorando la eficiencia operativa y reduciendo costos de combustible, por ejemplo.

Sin mencionar el hecho de que con el llamado automático se pueden resolver muchos problemas comunes que suelen enfrentar los pasajeros de manera profesional, reduciendo el costo de atención al cliente y de la asistencia presencial.

Casos de uso de las llamadas de voz automatizadas en el transporte público: Mejorando la satisfacción del cliente

Las llamadas de voz automatizadas ofrecen una serie de mejoras significativas en la experiencia del pasajero, brindando información precisa y oportuna que facilita el viaje y aumenta la satisfacción general. Veamos cómo estas herramientas específicamente mejoran la experiencia del usuario:

• Información sobre próximas paradas: Las llamadas de voz automatizadas pueden anunciar las próximas paradas a medida que el vehículo se acerca a cada destino. Esto permite que los pasajeros estén preparados para bajar del vehículo con suficiente antelación, especialmente aquellos que no están familiarizados con la ruta o que tienen dificultades de visión. Esta anticipación reduce el estrés y la ansiedad asociados con los viajes en transporte público.




• Alertas de servicio y actualizaciones en tiempo real: Los sistemas automatizados pueden proporcionar actualizaciones en tiempo real sobre el estado del servicio, como retrasos, desvíos de ruta o interrupciones inesperadas. Esta información permite a los pasajeros tomar decisiones informadas sobre sus viajes y planificar en consecuencia. Por ejemplo, si hay un retraso en una línea de autobús, los pasajeros pueden optar por tomar una ruta alternativa o esperar en un lugar cubierto en lugar de en la parada expuesta al aire libre.




• Recordatorios de seguridad y normas de conducta: Las llamadas de voz automatizadas pueden proporcionar recordatorios de seguridad importantes, como la necesidad de usar cinturones de seguridad o respetar las normas de conducta en el transporte público. Estos mensajes ayudan a mantener un entorno seguro y respetuoso para todos los pasajeros, fomentando un sentido de comunidad y responsabilidad compartida.

    


• Anuncios de servicios especiales o eventos: Durante eventos especiales o servicios adicionales, como horarios extendidos durante días festivos, las llamadas de voz automatizadas pueden informar a los pasajeros sobre cambios en el servicio y ofrecer detalles sobre eventos específicos. Esto garantiza que los pasajeros estén al tanto de las opciones disponibles y puedan planificar sus viajes de manera efectiva.

  


• Idiomas y accesibilidad: Los sistemas automatizados pueden ofrecer mensajes en varios idiomas, lo que garantiza que todos los pasajeros, independientemente de su idioma nativo, puedan recibir la información de manera clara y comprensible. Además, los sistemas de respuesta de voz interactiva pueden incluir opciones para pasajeros con necesidades especiales, como menús de voz simplificados o opciones de accesibilidad para aquellos con discapacidades visuales o auditivas.




• Personalización y preferencias del usuario: Los pasajeros pueden tener la opción de personalizar sus preferencias de comunicación, como recibir alertas específicas sobre líneas o rutas de interés, o solicitar información adicional sobre servicios adicionales, como transporte para personas con movilidad reducida. Esta capacidad de personalización permite una experiencia de usuario más centrada y relevante para las necesidades individuales de cada pasajero.

Aumentando la eficiencia operativa en tiempo real

Además de mejorar la experiencia del pasajero, las llamadas de voz automatizadas también pueden aumentar la eficiencia operativa para los proveedores de transporte público. Al automatizar la entrega de información, se liberan recursos humanos que de otra manera tendrían que dedicarse a realizar anuncios manuales. Esto permite a las agencias de transporte asignar esos recursos a otras tareas importantes, como la seguridad del vehículo y la atención al cliente en persona. 

Por otra parte, los sistemas automatizados pueden ser programados para entregar mensajes específicos en momentos predeterminados, lo que garantiza una comunicación coherente y oportuna con los pasajeros. Esto es especialmente útil durante situaciones de emergencia o eventos especiales, cuando la comunicación clara y rápida es crucial para mantener a los pasajeros informados y seguros.

Implementación exitosa del sistema automatizado telefónico en el transporte público

Si bien las llamadas de voz automatizadas ofrecen numerosos beneficios, su implementación exitosa requiere una cuidadosa planificación y consideración. Es importante que los proveedores de transporte público elijan un sistema que sea fácil de usar y personalizable para satisfacer sus necesidades específicas. Además, se deben proporcionar opciones para que los pasajeros opten por recibir información adicional, como actualizaciones de servicio o promociones especiales.

Además, la calidad del sonido y la claridad del mensaje son aspectos críticos a tener en cuenta. Las llamadas de voz automatizadas deben ser fácilmente comprensibles para todos los pasajeros, independientemente de su nivel de audición o comprensión del idioma. Por lo tanto, es importante realizar pruebas exhaustivas y obtener comentarios de los usuarios durante el proceso de implementación.

En un mundo cada vez más conectado y tecnológicamente avanzado, las llamadas de voz automatizadas están emergiendo como una herramienta poderosa para mejorar la comunicación en la industria del transporte público. Al proporcionar información precisa y oportuna a los pasajeros, estas soluciones pueden mejorar significativamente la experiencia del usuario y aumentar la eficiencia operativa para los proveedores de transporte. Con la implementación cuidadosa y considerada, las llamadas de voz automatizadas tienen el potencial de transformar la forma en que nos movemos por nuestras ciudades, brindando un servicio más conveniente, eficiente y seguro para todos.

Pero esto no termina aquí. Para implementar de manera exitosa el servicio de llamadas automatizadas por parte de las empresas de transporte, también se deben considerar los siguientes aspectos clave.

Elección del sistema adecuado

Ante todo, es necesario considerar y evaluar las necesidades realizando un análisis exhaustivo, considerando factores como el tamaño de la red de transporte, las características demográficas y el número de pasajeros. Posteriormente, se deben evaluar las funciones avanzadas y las compatibilidades del sistema de llamadas automatizadas para que el servicio que se quiere contratar pueda ofrecer los requisitos necesarios para satisfacer necesidades como anuncios personalizados, accesibilidad para personas con discapacidad y opciones de múltiples idiomas.

Antes de seleccionar un determinado proveedor de servicios, es clave también considerar la elección de un sistema que pueda ser escalable y que ofrezca niveles elevados de flexibilidad, para que el sistema pueda adaptarse al crecimiento futuro y a las necesidades cambiantes que caracterizan al sistema de transporte.

Integración con los sistemas existentes

Por otro lado, antes de implementar el servicio, también se debe considerar la integración con los sistemas existentes. Esto implica desarrollar un plan de integración detallado, en el que se consideren los protocolos de comunicación, los flujos de datos de audio y la definición de interfaces. Luego de haber realizado la planificación, se tendrán que realizar pruebas exhaustivas para poder garantizar una integración fluida y libre de errores. Los expertos recomiendan también implementar un plan de gestión de cambio, en el que se puedan comunicar los cambios a los empleados y a los pasajeros, brindando soporte necesario y, en caso de ser necesario, capacitación.

Gestión de contenido y actualizaciones

Posteriormente, entre los factores clave a considerar antes de la implementación de esta infraestructura de comunicaciones que permite automatizar el proceso de gestión del sistema, se encuentran la gestión de los contenidos y las actualizaciones. Los empleados encargados deberán crear contenido informativo, atractivo y preciso que pueda adaptarse a las necesidades de los diferentes grupos de pasajeros. A partir de esta información, se pueden ir configurando las llamadas con mensajes de voz que se deben realizar a los usuarios, recordando mantener el contenido actualizado sobre los cambios del servicio, otras noticias relevantes y eventos especiales.

No hay que olvidar que es necesario monitorear el rendimiento del servicio de llamadas automatizadas con comandos de voz para evaluar su efectividad en la comunicación del contenido y realizar los ajustes necesarios para mejorar el servicio al cliente.

Capacitación del personal y los pasajeros

Si lo que se quiere es mejorar la comunicación en el sector del transporte público a través de la implementación de las llamadas automatizadas, es necesario también capacitar al personal y a los pasajeros de manera eficiente. Esto significa que se debe brindar capacitación al personal para que pueda comprender cómo utilizar el servicio de atención al cliente por llamada, incluyendo resolución de problemas y asistencia a los pasajeros. Desde otro punto de vista, es necesario también crear material informativo, como por ejemplo folletos, videos explicativos y carteles, para que el pasajero pueda entender cómo utilizar el sistema.

Pruebas y evaluación continuas

Por último, como hemos mencionado, también es necesario realizar pruebas y evaluaciones continuas sobre cómo se está implementando el servicio de telefonía automatizada y su funcionalidad. Para ello, es necesario realizar una prueba inicial exhaustiva sobre la implementación de este canal de comunicación para identificar y corregir errores. Luego, se debe realizar un monitoreo constante del rendimiento en términos de calidad de audio, satisfacción del usuario y tiempos de respuesta.

Para aprovechar al máximo el servicio de grabación de llamadas, se puede configurar la llamada automática para que recopile los comentarios de los pasajeros y del personal, identificando las áreas de mejora y los ajustes a realizar en el sistema de gestión de llamadas.

Conclusion

En un mundo cada vez más conectado y tecnológicamente avanzado, las llamadas de voz automatizadas están emergiendo como una herramienta poderosa para mejorar la comunicación en la industria del transporte público. Al proporcionar información precisa y oportuna a los pasajeros, estas soluciones pueden mejorar significativamente la experiencia del usuario y aumentar la eficiencia operativa para los proveedores de transporte. Con la implementación cuidadosa y considerada, las llamadas de voz automatizadas tienen el potencial de transformar la forma en que nos movemos por nuestras ciudades, brindando un servicio más conveniente, eficiente y seguro para todos.