Email certificado: la solución de comunicación empresarial que buscabas

Uno de los servicios que vino a revolucionar el mundo de la comunicación con validez legal, es seguramente el email certificado, un canal de notificación que se caracteriza por ser veloz, rápido y sobre todo legal.

En este sentido, el servicio permite enviar una notificación a una persona o institución en pocos minutos, correo electrónico que se transforma en una evidencia, prueba o registro fehaciente que puede ser presentada antes un tribunal en caso de juicio.

Las ventajas ofrecidas por el email certificado son evidentes, por lo que no sorprende que se haya convertido en poco tiempo en una estrategia de comunicación legal imprescindible para las empresas y para las instituciones que necesitan acceder a un medio de notificación seguro y que brinde una prueba legal.

Considerando su popularidad y los beneficios que ofrece el email certificado, hemos decidido contarte cómo puedes utilizar esta estrategia para enviar informaciones reservadas de carácter legal y cuáles son las herramientas a las cuales puedes tener acceso si recurres a plataformas profesionales.

¿Por qué es importante la certificación del Email de negocio?

Si encontraste este artículo estamos seguros de que debes estar interesado en el servicio de correo electrónico certificado. Antes de explicarte con lujo de detalles cómo funciona, es necesario contarte por qué, hoy en día, es tan importante certificar determinados tipos de comunicaciones y porque el email certificado es una válida alternativa más segura y económica del tradicional Burofax.

En este sentido, cabe iniciar destacando que el correo electrónico de validez legal es el medio perfecto para preservar y proteger tu negocio o una institución pública. ¿Por qué?

Cuando se envía una información por medio de este canal de comunicación, la entidad que hace de intermediario, te va a proporcionar un certificado que puedes fácilmente descargar. En este documento se proporcionan todos los datos necesarios para que el email sea una prueba fehaciente de carácter legal en caso de iniciar un juicio.

Entre los datos incorporados se encuentra: día y hora de envío y de recepción, contenido del correo electrónico, archivos adjuntos, cuenta de origen y del destinatario y título del email.

Las informaciones que vienen legalmente certificadas son esenciales porque permiten tener un registro que sirve como prueba irrefutable de lo que se ha enviado y que el destinatario lo ha recibido. Ante esta situación, no hay posibilidad, inclusive iniciando un juicio, que el destinatario de la comunicación pueda alegar la falta de la notificación.

Asimismo, cabe señalar que las entidades que hacen de intermediarios y ponen a disposición del cliente plataformas profesionales intuitivas, también aseguran elevados niveles de seguridad, lo cual es un beneficio muy importante.

De hecho, en la actualidad, son cada vez más frecuentes los ataques cibernéticos de malware, phishing, hackeos y vulnerabilidad de datos privados de todo tipo. Ahora bien, si estás por enviar información confidencial que solo el destinatario debe leer, es sumamente peligroso que el correo electrónico sea vulnerado, especialmente porque se envían datos personales privados.

Por ello nace el email certificado. Este canal de notificación no solo permite recibir un certificado con valor legal que puede ser presentado ante un juez, sino que también brinda la posibilidad de utilizar una plataforma resistente y segura que asegura que ningún tercero pueda acceder a la información enviada, convirtiéndose en una medida de ciberseguridad que las grandes corporaciones y el sector legal aprecian.

¿Cómo enviar Emails certificados?

Dicho todo lo anterior, estamos seguros de que te habrás dado cuenta de la importancia y de la utilidad del correo electrónico de carácter legal.

Ahora bien, llegó el momento de contarte cómo puedes acceder a este servicio y cuáles son los pasos que debes seguir para enviar correctamente un email certificado.

Lo primero que debes hacer es registrarte en la plataforma de una entidad intermediaria para acceder al servicio de correo electrónico certificado. Entre las distintas empresas, una de las mejores, por la profesionalidad brindada y las calidades de las funcionalidades incorporadas, es Afilnet.

Reconocida en el campo de las telecomunicaciones y del marketing digital, Afilnet proporciona todas las herramientas para enviar este tipo de notificación asegurando elevados niveles de seguridad.

Para poder enviar los correos electrónicos por medio de esta plataforma deberás seguir los pasos que te vamos a presentar a continuación. 

1. Regístrate como cliente de Afilnet. La primera cosa que deberás hacer es registrarte en la plataforma di Afilnet. Luego de haber añadido los datos requeridos en el formulario, para finalizar la registración es necesario validar la cuenta haciendo clic en el link que fue enviado en la bandeja de entrada de tu correo electrónico.
2. Configura la cuenta para iniciar con el envío del Email Certificado. Cuando hayas convalidado tu cuenta, deberás ingresar en la plataforma de Afilnet y acceder a la opción “Canales” del panel de administración y hacer clic en “Añadir nuevo canal” luego en “Email certificado” donde ingresaras el correo electrónico que vas a usar para el envío del email certificado.
3. Utiliza tu correo electrónico. Posteriormente a la configuración de la cuenta personal en Afilnet, utilizarás tu gestor de email personal, para redactar el correo electrónico que quieres enviar, añadiendo en el mail del destinatario, el asunto, el contenido a notificar y, si fuere el caso, los archivos adjuntos. Hecho todo lo anterior, haz el envío agregando en las direcciones de mail en copia CC el correo proporcionado por Afilnet.
4. Descarga el certificado. Una vez que hayas concluido con el envío del correo electrónico de validez legal, podrás acceder al certificado que necesitas para transformar el email en una prueba fehaciente a presentar ante un juzgado. Para realizar la descarga deberás volver a la plataforma de Afilnet y acceder al panel de administración. Allí encontrarás la opción “Enviados”. Tocando el botón podrás entrar en el área personal de Email certificado enviado y descargar así el documento.

¿Qué ofrece la plataforma de Afilnet para el envío de Email de carácter legal?

Como hemos mencionado antes, para enviar un Email de carácter legal es sumamente importante elegir una plataforma profesional para iniciar este tipo de comunicación. De hecho, en Internet es posible encontrar muchas empresas que brindan este tipo de servicio legal, pero, para tener la seguridad de que la notificación no sea vulnerada, es necesario seleccionar una empresa de confianza como Afilnet.

Afilnet, muy conocida en el sector, pone a disposición del cliente el servicio de envío de correo electrónico certificado que es compatible con la cuenta personal de email (Gmail, Outlook y muchos más) por lo que no es necesario abrir una cuenta con otra gestión y tampoco es necesario realizar algún tipo de instalación.

En pocas palabras, podrás enviar una notificación de carácter legal y confidencial tanto desde una cuenta gratuita (Gmail, Yahoo! entre otras) como desde una cuenta empresarial. Lo importante es añadir en la copia la dirección que la empresa especializada en telecomunicación y marketing digital te ha proporcionado.

Tal como Afilnet destaca, el acceso a este servicio es muy sencillo y económico, ya que se paga solo por cada envío realizado, costo que es mucho menor respecto al clásico burofax o carta certificada que puede llegar a tener un precio tres veces más alto. El correo certificado se convierte en el medio de notificación de carácter legal más económico y seguro que se puede encontrar en el mercado.

Accediendo a la plataforma profesional podrás calcular el valor del servicio en función de la cantidad de correos electrónicos de carácter legal que quieres enviar. De todos modos, para darte un valor aproximativo, cada email tiene un precio de €0.50 tanto para los destinos nacionales como internacionales, siempre y cuando el email tenga un tamaño de 5 MB. Superado ese peso se añade el precio de otro email certificado.

Asimismo, el objetivo de Afilnet es brindar la certificación completa que se convierte en la herramienta fehaciente que puede proteger tu empresa o entidad pública de posibles complicaciones a futuro con los destinatarios de la notificación. Es por ello que en el certificado se incluyen la cuenta de origen y de destino, fecha y hora de envío, así como toda la información que tiene que ver con el contenido del correo electrónico como el título, asunto, texto y archivos adjuntos.

Conclusión

Recurrir al servicio de email de valor legal es seguramente una estrategia de notificación que cualquier empresa o institución pública o privada debería evaluar. Sus beneficios son muchos, ya que es más económico, seguro y sobre todo porque brinda un certificado que tiene validez legal ante un juez en caso de necesidad.

Se transforma, entonces, en un medio de comunicación que brinda seguridad a las corporaciones y a las instituciones porque evita que el destinatario pueda afirmar que no ha recibido la notificación. Sin contar que, con Afilnet, utilizar el servicio es sumamente sencillo y económico. Es suficiente seguir algunos pasos y listo.

Entonces, qué estás esperando, comunícate con Afilnet y pide asesoramiento técnico- comercial de calidad para descubrir cómo utilizar este servicio.