Una de las aplicaciones de mensajería más usadas en el mundo, sin ninguna duda, es WhatsApp. Con miles de millones de inscritos, es un canal de comunicación que permite interconectar entre sí a las personas.
Asimismo, cabe resaltar que esta app es cada vez más usada también por las empresas para ofrecer un servicio de soporte al cliente de calidad y eficaz para resolver las dudas y los inconvenientes que pueden llegar a tener los compradores de la marca. Al mismo tiempo, los clientes seguramente aprecian el hecho de no tener que acercarse a la oficina o a la sucursal de la empresa para resolver su problema.
Es por ello que nació WhatsApp Business API, como medio de comunicación escalable capaz de satisfacer las necesidades de las marcas y de las empresas que deben brindar un servicio de atención al cliente con un volumen significativo de mensajes.
Los beneficios que ofrece la API de WhatsApp vinculada con una plataforma externa, son muchas y es por ello que, en este artículo, decidimos contarte cómo utilizar WhatsApp Business API como un profesional y aprovechar al máximo a la plataforma.
Insertar un enlace de Chat WhatsApp en tu web
Para mejorar la calidad del servicio de atención al cliente es oportuno aprovechar el chat WhatsApp Business API. Para ello, plataformas especializadas en el sector como la de Afilnet ofrecen la posibilidad de insertar un enlace de Chat de WhatsApp en la web de la empresa por medio de la integración de widget o plugin.
De este modo, los clientes van a poder comunicarse con la tienda o la marca a través de este canal de comunicación directo y de fácil acceso. En este punto, resulta necesario subrayar que la API de WhatsApp no tiene una interfaz propia, por lo que, para acceder al servicio, es necesario buscar un proveedor del sector como lo es Afilnet.
Ahora bien, estamos seguros de que te estás preguntando cómo se integra la plataforma de chat profesional con WhatsApp Business API y la web de tu empresa. No te preocupes porque te lo vamos a contar nosotros.
Gracias a las innovaciones introducidas por Afilnet la vinculación de WhatsApp con el soporte de asistencia al cliente de tu web se lleva a cabo en apenas 5 minutos. Todo ello es posible por medio de un plugin de WhatsApp, es decir, un generador de chat para WhatsApp que personaliza el servicio y que copiará el código que luego deberás incluir en tu web.
En cuanto a la personalización del servicio de asistencia, vas a poder indicar la cantidad de operadores que vas a necesitar, podrás solicitar la generación de un código QR de identificación, crear mensajes automatizados (de bienvenida, saludo o ausencia, etc.) y programar cuáles son los días y los horarios del servicio de atención al cliente.
Utilizar nuestra plataforma de chat profesional
Decidir implementar como canal de comunicación a WhatsApp Business API permite ofrecer a los clientes un servicio de atención más eficiente y eficaz.
Como hemos mencionado antes, para ello es necesario contratar los servicios de empresas especializadas en el sector de comunicación como Afilnet, que ponen a disposición de los clientes una plataforma premium para conectar las marcas con los compradores.
La plataforma se caracteriza por ser sencilla y muy intuitiva, además de brindar muchos servicios adicionales como el seguimiento de entrega, opciones de búsqueda, de importación y hasta el envío de múltiples mensajes a la vez.
Dicho esto, llegó el momento de presentarte cuáles son los usos más comunes de WhatsApp Business API en el sector empresarial.
Ofrezca soporte a cientos de clientes de forma simultánea
Recurrir a una plataforma intuitiva como la de Afilnet, permite brindar soporte a los clientes de manera simultánea y multiagente para resolver las necesidades de los compradores de las marcas.
En este sentido, cabe resaltar que, con WhatsApp Business API, es posible centralizar todas las comunicaciones con los clientes en una única plataforma, evitando la dispersión por tener que tener una cuenta de WhatsApp por agente de soporte.
De esta manera, la atención al cliente se transforma en un servicio centralizado y organizado que termina generando una mayor confianza del comprador hacia la marca. Al mismo tiempo, para mejorar la asistencia al cliente, el servicio de web Chat ofrecido por Afilnet que enlaza tu web a WhatsApp Business API, te notifica cuáles son los chats recibidos y no respondidos, así como notifica al operador cuando se le asigna un chat. Como te habrás dado cuenta, la eficiencia es la palabra clave.
Múltiples departamentos / operadores
De igual modo, no podemos no señalar que WhatsApp Business API permite centralizar el servicio de atención al cliente, conectado múltiples departamentos y operadores.
A diferencia de los tradicionales medios de comunicación donde solo una persona responde a los chats, con la API de WhatsApp vas a poder conectar los agentes entre sí. De este modo, se puede organizar las conversaciones de los clientes asignadas a un departamento o agente determinado en función de sus necesidades, transfiriendo la conversión en tiempo real sin ocasiones de demora.
Es así que se integran los distintos departamentos de una empresa, aumentando las probabilidades de resolver rápidamente la consulta del cliente y reduciendo los tiempos de respuesta.
¿Por qué esto es tan importante? Al respecto, tenemos que resaltar que una de las métricas más importantes para analizar la eficiencia de un centro de soporte, es su capacidad de responder lo más rápidamente posible al cliente y resolver su necesidad lo más pronto posible. Con la plataforma de chat profesional de Afilnet que integra WhatsApp Business API, se puede alcanzar estas metas fácilmente.
Asimismo, es importante señalar que, este servicio permite a los agentes comunicarse con los clientes, mientras que el supervisor puede controlar toda la comunicación entre el equipo de soporte y los compradores.
Entonces, podríamos decir que el Web Chat de WhatsApp Business API brinda la posibilidad de sincronizar todos los servicios de mensajería en una sola plataforma, por lo que, si quieres organizar tu infraestructura de atención al cliente en pocos minutos, no puedes desaprovechar de las oportunidades ofrecidas por WhatsApp Business API y por Afilnet.
Envío de imágenes, videos, archivos, encuestas y contratos
Por medio de WhatsApp Business API es posible enviar y compartir material de utilidad como imágenes, videos, archivos y encuestas, es decir que puedes aprovechar esta oportunidad para enviar archivos multimedia de cualquier tipo.
De este modo, podrás realizar el seguimiento del caso de tu cliente y asegurarse que encuentre una solución o una respuesta a la consulta realizada, facilitando el proceso por medio de un archivo multimedia.
Se puede difundir así contenido de manera más rápida para manejar eficazmente las conversaciones, enviando catálogos, sondeos y hasta promociones. Todo ello, ayuda a mejorar el engagement del valor de la marca.
Respuestas automatizadas
Una de las grandes ventajas de WhatsApp Business API es la posibilidad de crear respuestas automatizadas, de bienvenidas, de despedida, de ausencia o cualquier otro tipo de respuesta rápida para agilizar el contacto con los clientes.
Para darte un ejemplo, te vamos a explicar cómo funciona el servicio de mensaje de bienvenida automatizado. Cuando un cliente interactúa por primera vez con la marca por medio de WhatsApp, va a recibir un mensaje de bienvenida como primer contacto. Lo mismo sucede si el comprador se contacta con tu empresa luego que haya pasado un tiempo de inactividad de mínimo 14 días.
De la misma manera, podría ser útil implementar una respuesta rápida en caso de ausencia durante un periodo de vacaciones. El mismo mensaje puede ser utilizado en caso de que el cliente te contacte fuera del horario de oficina o en caso de una eventualidad no contemplada.
Como te habrás dado cuenta, este tipo de mensaje permite comunicar a los clientes cuáles son los horarios de atención, el motivo de ausencia y cuando se retoma el servicio.
Utilización de Chatbots
¿Quieres automatizar el servicio de soporte técnico de tu empresa? Si es así, la solución ideal a tu necesidad es la utilización de Chatbots que automatizan el canal de mensajería instantánea.
Su funcionamiento es bastante sencillo. El Chatbot funciona por medio de un programa computacional que ayuda a administrar los problemas de los clientes ofreciendo respuestas a las preguntas más frecuentes de manera inmediata.
Ahora sí, veamos a continuación cuáles son sus principales funciones y para qué resulta útil el servicio.
Automatizar el soporte al cliente
La clave en la automatización y optimización de soporte al cliente es la implementación de chatbots como ofrece Afilnet. ¿Por qué? Te lo vamos a contar nosotros.
Con los chatbots es posible crear respuestas rápidas y enviar mensajes automáticos de bienvenida, ausencia o de saludo. De este modo, WhatsApp Business API se convierte en un canal de comunicación extremadamente efectivo que facilita el trabajo a los operadores a la hora de responder y catalogar los mensajes recibidos por los clientes.
Además, es importante destacar que, con la creación de chatbots se puede automatizar la app de mensajería para que se adapte a las necesidades de la marca. Es así que se pueden crear y programar preguntas y respuestas que terminan optimizando el servicio de soporte al cliente.
En este marco, sugerimos, para que la conversión sea más natural, incluir emojis, imágenes o carruseles, de manera tal que el bot parezca tener una personalidad, mejorando así la experiencia de asistencia del cliente. De todos modos, cabe resaltar que la creación de mensajes automatizados, si bien puede parecer una tarea simple, la realidad es que no es así. Efectivamente, la plantilla del mensaje automatizado debe ser previamente aprobada por Facebook. Es por ello que aconsejamos contratar a Afilnet cuyo centro de soporte comercial te van a acompañar en todo momento, ofreciendo inclusive plantilla de mensajes previamente autorizados para evitar inconvenientes.
Ahora bien, te estarás preguntando: ¿por qué decidir recurrir a los servicios ofrecidos por Afilnet? La respuesta es simple: se optimiza el servicio de asistencia al cliente, mientras que tu empresa recibe asesoría personalizada en caso de necesidad.
Facilitar el uso del servicio y resolución de dudas
Además, con los chatbots vas a poder guardar mensajes predeterminados para usar durante la resolución de las dudas de los clientes. Lo importante es saber cuáles son las consultas y las dudas frecuentes para dar prioridad a este tipo de respuesta automatizada.
El objetivo es siempre el mismo, agilizar el servicio de atención a clientes de manera tal que los agentes puedan ahorrar tiempo y esfuerzo. Así, tu marca va a poder interactuar con todos los clientes de manera eficiente, respondiendo preguntas o enviando notificaciones de confirmación en tiempo real que mejoran la experiencia vivida por el comprador, generando mayor confianza en la marca.
De igual manera, tenemos que señalar que el proceso de automatización de los chatbots permite conectar el cliente con los diferentes tipos de servicios ofrecido por tu empresa. ¿Cómo? Enviando un mensaje para realizar un pago pendiente, contratar un servicio, modificar los datos personales, entre otras.
Finalmente, es preciso señalar que, con los chatbots de WhatsApp Business API se opera en conformidad con la normativa de privacidad, ya que la plataforma envía mensajes cifrados end-to-end, por lo que ni WhatsApp y terceros pueden leer la comunicación entre el servicio de soporte al cliente y los clientes.
Envío de notificaciones automatizadas
¿Quieres mantener constantemente informado a tu cliente? Si es así, la solución perfecta para ti es WhatsApp Business API que permite enviar notificaciones automatizadas.
Esto significa que puedes programar el envío de las notificaciones para agilizar el servicio de atención al cliente, ahorrando tiempo y dinero, mientras que se ofrece una asistencia de mejor calidad de los clientes.
De todos modos, tenemos que señalar que, antes de enviar mensajes automatizados a tu base de datos, es preciso contar con la autorización previa de los usuarios. De hecho, cabe resaltar que la política de WhatsApp es muy estricta con respecto a los protocolos de seguridad que se deben seguir para trabajar en conformidad con sus normas.
Todo ello, se debe a que WhatsApp busca reducir al mismo los riesgos de que se utilice la app de mensajería únicamente por fines de marketing. Por lo tanto, el objetivo es evitar que las empresas abusen de este canal de comunicación y se lo utilice primariamente para el soporte al cliente o envío de notificaciones de difusión e información.
Ahora bien, veamos qué tipos de notificación se pueden enviar por medio de WhatsApp Business API vinculado a tu web por medio de la plataforma de Afilnet.
Notificaciones por cambio de estado en pedidos
Tu cliente ha efectuado una compra y tu tienda ofrece el servicio de seguimiento de pedido. En este caso, es importante informar constantemente al cliente de los cambios relacionados con la compra realizada.
Para ello, resulta particularmente eficaz enviar una notificación por medio de WhatsApp Business API para que el cliente pueda conocer el estado de su pedido, es decir, si ya fue empacado, enviando, en camino o próximo a la entrega. Se optimizan así los tiempos y se genera una mayor confianza en el comprador, aumentando las probabilidades que, en un futuro, vuelva a efectuar una compra en tu tienda.
Entonces, con la API de WhatsApp, vas a poder automatizar las notificaciones que informan al cliente en todo momento la ruta de entrega del paquete y su estado, evitando inconvenientes. No deberás preocuparte por confirmar la compra, realizar y comunicar cuando el paquete está por ser entregado. De todo se ocupa la API de WhatsApp.
Recordatorios de citas
Si tu empresa ofrece el servicio de agendamiento de citas por medio de la web, enlazar WhatsApp API a tu página web puede resultar esencial. De hecho, ayuda a tener un sistema de gestión de citas más organizado y eficaz. ¿Cómo? Enviando una notificación al cliente para recordar que tiene agendada una cita contigo.
Para darte un ejemplo, si tu web pertenece a una clínica médica, a una académica o simplemente provees algún servicio que requiere gestión de turnos, la comunicación con tu cliente es primordial. Es por ello que, WhatsApp Business API brinda la oportunidad de generar mensajes automatizados que se pueden enviar para comunicar a la persona en qué día y en qué horario la persona tiene cita.
Asimismo, no sólo puedes aprovechar de este servicio para recordar el turno, sino que también puedes pedir al cliente confirmar la cita o, en caso contrario, iniciar el proceso de cancelación. Se evita así que la persona se olvide del turno agendado y, en caso de cancelación, se puede ofrecer ese turno a alguien más que puede llegar a necesitarlo de forma urgente.
Cambio en estado de tickets o alertas
¿Necesitas enviar alertas a tus clientes? La herramienta que debes utilizar para facilitar la difusión de la alerta o del cambio de estado del ticket es WhatsApp API, la plataforma que te permite automatizar la gestión de las notificaciones.
En este sentido, gracias a las plantillas preaprobadas, vas a tener a disposiciones mensajes de alerta y de notificación listos para uso en función del tipo de información que deseas difundir. Para darte un ejemplo, una aerolínea podría aprovechar del servicio de WhatsApp API para avisar a los pasajeros alguna información especial sobre el vuelo reservado, ya sea comunicando que, por un acontecimiento especial (como una alerta metereológica) el vuelo se atrasó o para comunicar que ya es posible realizar el check-in online.
En definitiva, con este medio de comunicación, tu empresa va a poder mantener actualizado en todo momento al cliente sobre cualquier cambio que pueda ocurrir inclusive a último minuto. En este sentido, tenemos que resaltar que WhatsApp como canal de comunicación resulta ser más efectivo que el email, ya que las posibilidades que el cliente reciba y lea el mensaje son más altas respecto al email que se puede perder en la bandeja de entrada.
Informaciones relacionadas con reservas
Si tu empresa ofrece un servicio como en el caso de los restaurantes, consultoras u hoteles, la organización de la gestión del sistema de reservas es fundamental. En este sentido, para incrementar las ventas y ampliar al público objetivo se debe ofrecer la posibilidad de realizar una reserva de la manera más fácil y sencilla.
Para lograr este objetivo, el canal de comunicación que se debería implementar es WhatsApp API. ¿Por qué? La respuesta es sencilla: es el medio para comunicar más usado por los clientes en la actualidad, por lo que las probabilidades que el cliente reciba la información relacionada con la reserva son más altas.
De hecho, no podemos olvidar que la API de WhatsApp ayuda a automatizar la conversión con los clientes, por lo que enviar mensajes de difusión y notificación es cada vez más fácil. Es así como el cliente puede mantenerse siempre informado con respecto al estado de una reserva realizada.
Ya no van a haber problemas de comunicación en caso de cancelación o modificación en los términos y condiciones de la reserva realizada. Entonces, como te habrás dado cuenta, las probabilidades de que haya inconvenientes se reducen notablemente.
Conclusión
Para concluir con el artículo de hoy, podemos señalar con absoluta certeza que la solución perfecta para ofrecer un servicio de soporte al cliente y de gestión de notificaciones de calidad para las empresas, es WhatsApp Business API.
En la actualidad son muchas las empresas que decidieron implementar a la API de WhatsApp como medio de contacto principal, recurriendo a plataformas externas como la de Afilnet que se vinculan con la web empresarial.
De este modo, es posible organizar un centro de soporte al cliente eficiente que permite trabajar de simultánea con muchos operadores e interconectando a los departamentos, además de ofrecer la posibilidad de automatizar la gestión de la mensajería enviando notificaciones de información en todo momento.
Entonces, qué estás esperando, aprovecha las oportunidades de comunicación de la API de WhatsApp. Asesórate con un equipo experto en el sector de comunicación y marketing como Afilnet para encontrar la solución perfecta para tu empresa.