Integrar y gestionar de forma eficiente al equipo de trabajo es clave para garantizar el éxito de cualquier tipo de empresa. Es por ello que es sumamente importante organizar un plan de comunicación interna implementando el uso de los correos electrónicos certificados, en donde se incluyen los comunicados más relevantes.
Con este servicio integral de carácter legal, podrás garantizar la seguridad durante el envío de notificaciones internas confidenciales de cualquier tipo. Si quieres saber más sobre esta solución empresarial y cómo enviar un email certificado en el marco de la comunicación interna, te invitamos a seguir leyendo el artículo porque de esto y mucho más vamos a hablar el día de hoy.
¿Por qué es importante la seguridad en la comunicación Interna?
En las notificaciones de comunicación interna se envían informaciones importantes a los empleados y a las diferentes áreas que forman parte de una empresa, datos que deben ser resguardados de posibles amenazas externas. Lo que queremos decir es que es necesario enviar estos tipos de comunicaciones electrónicas, garantizando elevados niveles de ciberseguridad para proteger las privacidades, evitar el acceso a no autorizados y reducir al mínimo los posibles casos de corrupción de datos.
Pérdidas de datos y los ataques cibernéticos terminan afectando a la empresa, dañando y arruinando la reputación de una marca, perjudicando la confianza de los clientes y demás trabajadores contratados.
Todo lo que te acabamos de mencionar puede ser evitado si se implementa el uso de un canal de envío de notificaciones que sea seguro como lo es dicho email certificado. Con este servicio ofrecido por Afilnet, líder en telecomunicaciones y marketing, se pueden enviar informaciones de comunicación interna y contactar a los trabajadores, suministradores, partners comerciales, entre otros, obteniendo un documento firmado en donde se garantiza la recepción de mensajes en un entorno digital totalmente seguro.
De este modo, podrás proteger la información confidencial, sobre todo en el espacio empresarial sobre se suelen compartir datos sensibles (financieros, del personal, detalles de clientes y estrategias comerciales). Como si esto no fuera suficiente, a través del correo electrónico certificado en el marco de la comunicación interna, podrás respetar las regulaciones y las leyes de protección de la privacidad y de los datos, evitando ser objeto de una investigación y de tener que pagar multas cuantiosas que afectan la reputación de la marca.
Principales ventajas ofrecidas por el servicio de correo electrónico certificado de Afilnet para la comunicación interna
Como hemos estado anticipando en resumidas palabras, solicitar el servicio de email certificado brindado por Afilnet ofrece un sinfín de ventajas interesantes que no deberías desaprovechar cuando estás por enviar notificaciones. A continuación te vamos a presentar algunas de ellas.
Autenticidad
Desde un punto de vista legal, el correo electrónico certificado se transforma en un medio en donde quedan registrados los envíos y la recepción de los mensajes y de los archivos adjuntos.
Las informaciones detalladas en el certificado que emite Afilnet se convierten en un respaldo legal que podrás presentar ante un caso de disputa o de litigio. De hecho, gracias a la certificación, el remitente va a tener la seguridad de que el destinatario ha recibido la comunicación (contrato, acuerdo comercial, instrucciones críticas de trabajo, etc.) por lo que él mismo no podrá negar haber recibido el email.
Queda claro, entonces, durante el proceso jurídico que el email garantiza la integridad y la confianza de la notificación interna que será aceptada como prueba fehaciente ante un tribunal.
Seguridad
Tal como te contamos al principio de este artículo, el email con validez legal puede ser entendido como una medida de seguridad avanzada que protege la confidencialidad de los mensajes. En efecto, al certificar la identidad del emisor y del destinatario, se evita que algún malintencionado pueda acceder al contenido de la comunicación, previniendo la fuga de información y asegurando la privacidad en todo momento.
Trazabilidad
Otra ventaja que brinda este tipo de servicio tiene que ver con la trazabilidad que proporciona el envío de correos electrónicos certificados con Afilnet. De hecho, cada email enviado queda almacenado en un repositorio seguro para poder acceder a la información en un futuro. Estamos haciendo referencia al historial detallado de las actividades realizadas que facilita el seguimiento de la comunicación interna.
Compatibilidad
Gracias a las innovaciones tecnológicas de transformación digital puestas a disposición por Afilnet, podrás enviar un correo electrónico certificado directamente utilizando tu cuenta de correo habitual (Gmail, Outlook, etc.) o empresarial. Lo único que se debe hacer es añadir en copia la cuenta oficial de Afilnet y listo.
Aspectos legales de las notificaciones por email certificado con validez legal
Ahora bien, cabe destacar que el email certificado es un medio de comunicación que puede ser equiparado con el burofax, ya que se convierte en un instrumento con validez legal. En este sentido, tenemos que contarte que el correo electrónico fehaciente certifica el envío, el contenido, así como los documentos adjuntos y la entrega definitiva al destinatario, incluyendo en la información la fecha y hora del envío y de la recepción.
Todos estos datos integrados en el certificado final emitido por el proveedor de servicio, como lo es Afilnet, ofrecen un nivel de seguridad legal igual a una notificación escrita como la carta certificada. Es por ello que este tipo de correo certificado es una comunicación fehaciente con valor legal que cuenta con el respaldo de los principales marcos normativos y legislativo nacionales e internacionales, transformando la información incluida en fuerza probatoria.
Para que entiendas mejor, hemos decidido presentarte brevemente algunas legislaciones que regulan este medio de comunicación digital. Dentro de la Unión Europea, se debe respetar el Reglamento eIDAS que trata sobre la identificación electrónica y servicios de confianza. En esta normativa europea se establece que no se denegará a los correos electrónicos efectos jurídicos ni su admisibilidad como prueba en los procedimientos jurídicos de cualquier tipo.
En cambio, en Estados Unidos, la plena validez legal de los emails certificados es establecido por UETA y por la ley ESIGN, normas que reconocen a las firmas electrónicas (que se utilizan en los correos certificados) su efecto jurídico igual a las firmas manuscritas.
Email certificado fehaciente vs otras herramientas de comunicación interna
Claramente, el email con validez legal no es el único instrumento que se puede utilizar en el ámbito de la comunicación interna. Sin embargo, existen diferencias claves entre el servicio de correo certificado y las demás opciones como las plataformas de mensajería instantáneas, diferencias que te vamos a presentar a continuación.
Ante todo, debemos señalar que el servicio de email fehaciente ofrecido por Afilnet y su API es el único medio de notificación para la comunicación interna que garantiza la validez legal del mensaje enviado. Es decir, que se trata del único canal digital que respalda la empresa en caso de tener que iniciar un juicio.
Asimismo, el correo electrónico fehaciente se transforma en un sistema de seguridad avanzado que protege la confidencialidad de los mensajes. Únicamente el emisor y el destinatario pueden acceder al contenido de la comunicación, ya sea un contrato de empleo o comercial.
Por otro lado, lo que diferencia el correo electrónico certificado de las demás herramientas de comunicación interna usadas por el departamento de rrhh, tiene que ver con su mayor nivel de transparencia. En efecto, debido a que se recibe un certificado de confirmación de entrega de la notificación, el destinatario no podrá alegar no haber recibido el mensaje protegiendo a la empresa ante un tribunal.
En definitiva, como te habrás dado cuenta tú mismo, el email fehaciente ofrece algunas ventajas que no brinda las demás soluciones de comunicación interna como las llamadas telefónicas o las plataformas de mensajerías instantáneas. Si bien las que te acabamos de mencionar son herramientas de colaboración del equipo en tiempo real (Trello, Slack, etc.), los correos con validez legal son las mejores alternativas por su seguridad, accesibilidad, protección de datos, rastreabilidad y facilidad de uso. Por lo que no debe sorprender que sean utilizados para el envío de notificación certificada, es requieren de respaldo legal y un mayor grado de protección.
Conclusión
Para ir cerrando el artículo de hoy, queremos señalar que el email certificado es una herramienta de comunicación interna que brinda a las empresas de cualquier tipo una serie interesantes de beneficios que lo convierte en una prueba sólida en los casos de disputa.
Asimismo, su confidencialidad y máxima garantía de protección de datos sensibles hicieron que sea utilizado para compartir dentro de la empresa notificaciones fehacientes importantes como los contratos comerciales o las comunicaciones entre el área de recursos humanos y los empleados.
¡Entonces, no esperes más! Protege tu empresa con el servicio fácil de usar de correos certificados fehacientes ofrecido por Afilnet y respalda tu comunicación interna hoy mismo.