El email certificado es un correo electrónico, que a través del servicio de un tercero, certifica una comunicación que se ha enviado. Para ello, este tercero aporta un documento firmado que lo certifica como prueba fehaciente. El email certificado tiene la misma validez legal que un burofax o carta certificada. Cada vez se usa más como alternativa a medios tradicionales.
El email certificado otorga total validez legal en un juicio. Se puede demostrar con pruebas la hora del envío y de la entrega, del contenido y de los archivos que estén adjuntos. Por cada envío realizado, se obtiene una certificación confirmando que el destinatario ha recibido el email, que ha visualizado el documento y que los ha recibido.
Se trata de una solución práctica, económica y ecológica que garantiza la plena validez legal en la comunicación. Para que el email certificado tenga validez legal debe llevar la firma electrónica.
Este canal hace que las comunicaciones adquieran la credibilidad del correo tradicional y las ventajas del correo electrónico.
Ventajas frente a medios convencionales
Las ventajas principales del Email certificado en relación con el Burofax o la Carta Certificada u otros medios convencionales son:
- Rápido y eficiente. El envío de correo electrónico certificado se realiza de forma inmediata, con un solo clic puedes hacer el envío tanto individualmente como masivo. Además de esto, todos los registros de certificación en pdf quedarán guardados con su respectiva copia digital.
- Económico. Se trata de un medio más barato que el Burofax o la Carta Certificada. Además de esto, el hecho de ser un medio digital hace que seamos más respetuosos con el medio ambiente. Todo esto hace que decantarse por el Email certificado sea una opción cada vez más atractiva frente a otros medios tradicionales.
- Conectividad. El Email certificado es fácilmente automatizable a través de plataformas y API. Esto permite conectar con distintos softwares de gestión y procesos de negocio de forma rápida.
¿Qué usos podemos darle al Email certificado?
Podemos hacer uso de Email certificado para notificar cualquier comunicación de la que se precise tener seguimiento y/o requiera notificación de entrega frente a terceros.
La constancia de la certificación consiste en un documento PDF generado con su correspondiente certificado de sellado de tiempo. En el certificado, se especifica el mensaje que se ha entregado a una persona física. A continuación señalamos algunos usos para los que se pueden emplear un Email certificado. Nosotros destacamos principalmente los siguientes:
- Notificaciones de contrato de trabajo. Permite a los empleados notificarles de cambios o modificaciones en el contrato (Alta, Bajas, Despidos, ERTEs).
- Reclamaciones de deuda a morosos de forma certificada por medio de SMS.
- Aceptación de domiciliación (SEPA). Permite el envío de recibos a una dirección concreta.
- Desestimiento de contratos para cancelar o modificar contratos (negocios, alquiler, compras, etc.)
- Notificación de entrega o recogida para paquetería, cartas o bultos.
- Datos de carácter sensible como resultados de análisis médicos o pruebas de otra índole.
Casos de uso de Email certificado por tipo de negocio
A continuación te dejamos algunos ejemplos de cómo cada tipo de negocio suele hacer uso de los Emails certificados. Este tipo de comunicación no solo está restringida a un uso profesional o comercial, sino que un particular o grupo de particulares también pueden hacer uso de él como podrás ver a continuación:
- Empresas: avisos de impagos. Confirmaciones de alta / baja de servicios o contratos. Notificación de presupuesto aceptado. Notificación de los costes de las llamadas en roaming (operadoras).
- Despachos de abogados: notificaciones de trámites legales.
- Administración pública: notificaciones de multas. Tributos. Convocatorias de empleo público. Licitaciones.
- Bancos, empresas de créditos/financieras: notificación de deudas o impagos o morosidad. Fechas de renovación de préstamos. Concesiones de créditos. Refinanciación. Confirmaciones de alta y baja de servicios.
- Comercios: reclamaciones de deudas o impagos. Confirmación de datos de usuario o de una compra específica. Notificación fehaciente de la entrega o recogida de un pedido. Confirmación de una suscripción o de una domiciliación SEPA.
- Aseguradoras: notificación de la cancelación de una póliza de seguro. Cambios en las condiciones de contrato. Reclamación de cuotas pendientes. Notificación de cambio de datos del asegurado.
- Asociaciones o comunidades de propietarios: reclamaciones de deudas o impagos. Convocatorias de reuniones. Cambio de datos personales. Alertas por derramas. Votaciones por SMS certificado.
Email Certificado: un paso más para mejorar la comunicación
Hacer uso de Email certificado te ayudará a automatizar y dar agilidad a procesos para los que se requería un tiempo excesivo usando medios convencionales. Además de esto estarás ayudando a la digitalización de tu empresa o institución, con lo que a día de hoy.
En Afilnet somos expertos en comunicación digital certificada. De manera que si quieres que te asesoremos en cómo puedes hacer uso de este canal o bien estas pensando en implantarlo en tu empresa o institución, te animamos a que te pongas en contacto con nosotros.