Hoy más que nunca, la digitalización ha cambiado el modo de comunicarnos. Efectivamente, en la actualidad no solo la intercomunicación cotidiana entre las personas se ha vuelto más fácil con los medios de comunicación digitales, sino que también el modo en que las empresas notifican a los clientes ha cambiado.
Si hasta hace un par de años, el único canal de notificación legal que validaba el contenido enviado era el burofax, hoy, el correo electrónico certificado se ha convertido en el medio preferido por las empresas. Los beneficios de este tipo de email son muchos, ya que permite enviar notificaciones válidas legalmente, mientras que se reducen los costos de envío y los tiempos de entrega.
De todos modos, no obstante las evidentes ventajas de este canal de comunicación telemático, muchos se preguntan si realmente el correo electrónico tiene validez legal y si se puede equiparar al tradicional burofax.
Es por ello que, en el artículo de hoy, te vamos a contar cuál es la normativa jurídica que regula el envío de correo certificado, cuáles son los requisitos que se deben cumplir y que diferencia este tipo de email del burofax.
¿Validez del Email Certificado vs Burofax?
En los últimos años, son cada vez más las compañías públicas y privadas que aprovechan de las ventajas ofrecidas por los correos electrónicos certificados de validez legal. En este sentido, gracias al certificado emitido por las empresas habilitadas que brindan este tipo servicio, se puede garantizar de manera fehaciente cuando el email fue enviado y su contenido.
Era lo que hacía hasta hace unos pocos años el Burofax. De hecho, era el medio más utilizado para certificar el contenido de una comunicación, por lo que se aconsejaba su uso para comunicar cambios de condiciones, peritajes o reclamos.
Sin embargo, también es necesario considerar que se trata de un medio de notificación que tiene un elevado costo. Es por ello que, para muchas empresas, puede resultar ser un canal demasiado caro, sobre todo si la información debe ser enviada con frecuencia.
Ante esta situación, el nuevo aliado para las compañías es el correo electrónico certificado, un medio para notificar que ofrece la posibilidad de recibir un certificado con acuse de recibo. A diferencia del burofax se trata de un canal más económico, directo y rápido, mientras que su validez es similar al del burofax. En este sentido, debemos recalcar que este tipo de email permite validar fehacientemente y legalmente la cuenta de envío, de recepción, día y hora de envío, texto contenido en el email y los archivos adjuntos.
Entonces, utilizando este medio, tu empresa va a poder certificar la notificación enviada y justificarse ante un tribunal en caso de necesitar una prueba fehaciente de haber debidamente comunicado al cliente la información.
Como veremos a continuación, gracias a la Normativa Europea que reconoce la validez jurídica de los correos electrónicos certificados, las empresas que ofrecen este servicio, como Afilnet, se convirtieron en un tercero de confianza. Son quienes garantizan que el correo sea una prueba de transmisión, acuse de recibo, de la integridad del texto incluido en el cuerpo del email, además de verificar la identidad del remitente, del destinatario y de sus direcciones IP.
En este marco, para que entiendas mejor su funcionamiento y porqué tiene validez legal, te vamos a presentar un ejemplo. Una vez que un cliente realiza el envío del correo electrónico desde la plataforma de Afilnet, líder en el sector de la comunicación, va a poder encontrar el certificado de envío fehaciente en el apartado de enviados, archivo que se puede descargar el formato PDF de fácil lectura para presentar luego ante un juez. Como verás, el proceso a seguir es sencillo, pero sumamente importante.
En pocas palabras, el email certificado es sinónimo de eficiencia y de reducción de gasto, en un sistema de intercomunicación empresarial con el cliente que se adapta cada vez más a la digitalización. No olvidemos que se ha estimado que el email certificado permite ahorrar hasta un 80% con respecto a los envíos tradicionales como el costoso burofax, garantizando al mismo tiempo la misma validez legal.
Por lo que, si te estás preguntado si el email certificado y el burofax tiene la misma validez jurídica, la respuesta es sí. De hecho, tanto el correo electrónico certificado como el burofax y la carta certificada son desde el punto de vista jurídico similar, la única diferencia es la forma en que se envía el contenido de la notificación.
Normativa que regula los emails certificados
Como hemos mencionado anteriormente, el email certificado tiene validez legal, por lo que el certificado de envío del correo electrónico y su contenido es una prueba que se puede presentar ante un Juzgado en caso de iniciar un juicio contra el cliente.
Todo ello es posible gracias a las nuevas tecnologías que permiten emitir un certificado de acuse de recibo del email, por lo que el cliente no va a poder alegar que desconoce haber recibido la notificación.
Sin embargo, estamos seguros de que debes estar preguntándote si existe una normativa legal que regule a los Emails certificados y que reconozcan su validez legal. Obvio que sí, así que no te preocupes porque vas a poder utilizar este canal de comunicación con tranquilidad.
De hecho, el correo certificado está reconocido por la Unión Europea como instrumento de notificación de carácter legal, por lo que toda la información presente en el certificado emitido representa una prueba fehaciente de comunicación ante un juez. En pocas palabras, para la UE, el email de validez legal tiene el mismo valor que el burofax, como hemos mencionado antes.
Aun así, tenemos que mencionar que el primer reconocimiento de la validez legal de los correos certificados vino del Auto del Tribunal Supremo en 2013, una de las resoluciones más importantes para las notificaciones enviadas por medio de un email.
En este sentido, el juez retomó lo establecido por el artículo 162 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, que reconocía la validez y la autenticidad de los actos de comunicación entre los partes efectuados por medios de comunicación electrónicos, para confirmar la validez jurídica de una notificación por email entre un procurador y un cliente moroso.
Un par de años más tarde, desde los organismos jurídicos europeos se tomó la decisión de reglamentar de manera unitaria la validez legal de los correos electrónicos. Nace así el Reglamento n°910/2014 (IDAS) que entró en vigencia el 1 de julio de 2016, en donde se reconoce sin dejar lugar a dudas la validez jurídica de las firmas electrónicas y de los emails certificados siempre y cuando se cumplan algunos requisitos de base.
Es así como, este reglamente se convierte en el principal marco jurídico que reglamente el uso y la validez de los emails certificados, así como también de otros sistemas de comunicación electrónicos como los documentos enviados por correo telemático.
Requisitos para que un email certificado sea válido
Tal como te contamos antes, es verdad que el correo electrónico tiene validez legal, sin embargo, para que sea reconocido como tal, debe contar con algunos requisitos básicos.
Entonces, para que tengas la seguridad que el email que estás por enviar sea válido legalmente, gracias también a los servicios ofrecidos por Afilnet, te vamos a presentar cuáles son los requerimientos que se tienen que cumplir.
Primero que todo, el email certificado debe ser expedido por un prestador de servicios de certificación, como Afilnet, que cumpla con las condiciones que vamos a ver a continuación.
- Prueba de identidad: el sistema seleccionado para enviar el email legal tiene que identificar unívocamente al firmante para evitar los casos de robo de identidad y de enviar el correo a la persona equivocada;
- Integridad del documento: la plataforma que se ocupa del envío de un mail certificado, debe garantizar que el correo electrónico no sea alterado una vez enviado;
- Conformidad de las dos partes: el sistema debe hacer referencia a que tanto quien envía como quien recibe el correo, tienen que tener conocimiento del contenido del email.
Si se cumplen con los requisitos previamente detallados, entonces, tiene correo telemático tiene validez legal en función de lo establecido por el reglamento eIDAS.
Asimismo, es necesario que resaltemos que el email certificado es válido únicamente en los países en donde se contempla su reconocimiento normativo. Entre los países que validan este tipo de correo están todas las naciones de la Unión Europea, algunos países de Latino América (Argentina, Chile, Colombia, entre otros), Estados Unidos y algunos países del Medio Oriente.
Conclusión
Para ir concluyendo con el artículo de hoy, queremos señalar que el email certificado hoy en día se ha convertido en una alternativa válida asimilable al burofax postal o a la carta certificada. Gracias a la reglamentación jurídica de Europa y a las legislaciones locales en los otros países del mundo, las notificaciones enviadas por medio de vía telemática, es decir, por correo electrónico, tienen validez legal.
Es por ello que, una vez enviado el correo electrónico, el emisor que utiliza el servicio ofrecido por una empresa habilitada como Afilnet, va a recibir el certificado que será la prueba fehaciente de la notificación enviada.