WhatsApp, con sus miles de millones de usuarios, ha logrado convertirse en la plataforma de mensajería más usada en el mundo. Su enorme popularidad ha conllevado que sean cada vez más las empresas que deciden apostar en esta app para comunicarse con sus clientes.
Es en este contexto que nace la API de WhatsApp Business, es decir, una interfaz de programación de aplicaciones que permite crear respuestas rápidas. Su versatilidad, rapidez y facilidad de uso permite agilizar los tiempos y mejorar la calidad del servicio de atención al cliente.
De esto vamos a hablar en el artículo de hoy, en donde te vamos a contar cómo usar la API, por qué deberías aprovechar de las funciones de WhatsApp business API, que hacer con la api y cómo sacarle el máximo provecho a las plantillas de WhatsApp.
4 motivos para implementar la respuesta automática con WhatsApp para empresas
Como todos sabemos, las empresas reciben a diario miles de mensajes de parte de la amplia base de datos de clientes. Tener que enfrentar un gran flujo de mensajes no es una tarea fácil. De hecho, es todo lo contrario. Termina siendo una tarea abrumadora para los agentes humanos u operadores que se ocupan del servicio de atención al cliente. Por ello es que es sumamente importante integrar la función de respuestas automáticas usando WhatsApp Business API.
Con esta herramienta que podrás rápidamente configurar en la plataforma de Afilnet, proveedor oficial de la API de WhatsApp Business, te beneficiarán de importantes ventajas comunicativas.
Respuestas rápidas a las consultas de los clientes
Uno de los motivos principales por el cual muchas marcas empezaron a confiar en el servicio de automatización de la app de WhatsApp Business, tiene que ver con el hecho que la herramienta permite responder rápidamente a las consultas más frecuentes.
No olvides que la primera impresión es muy importante, por lo que ofrecer a los potenciales clientes una respuesta instantánea hace la diferencia en un mundo competitivo. De hecho, poder responder en cuestión de segundo, como lo demuestran las encuestas del sector, mejora la experiencia general del usuario, lo cual puede impulsar la tasa de conversión.
Reducción de la carga de trabajo de los agentes humanos
Por otro lado, otra interesante ventaja que no puedes pasar por alto se relaciona con el hecho que la respuesta automática de WhatsApp Business app reduce la carga de trabajo de los agentes. Recuerda que los operadores reciben miles de mensajes por día. Por ello no siempre llegan a contestar en pocos minutos a cada conversación iniciada por el usuario.
Es aquí en donde entra en juego la respuesta automática de la API Business de WhatsApp. Su función de automatización del flujo de conversación hace que los agentes humanos ya no tengan que redactar mensajes de bienvenida o de alerta. Todo esto lo puede hacer la plataforma de mensajería, dejando el tiempo a los operadores de focalizarse en ofrecer asistencia personalizada para solucionar inconvenientes. Eficiencia es la palabra clave.
Mayor coherencia en la comunicación
Asimismo, no podemos no mencionar que las respuestas automáticas de WhatsApp Business API también permiten mejorar la coherencia en la comunicación. En efecto, estas respuestas son estandarizadas y pulidas, por lo que no solo no tiene errores ortográficos y gramaticales, sino que también siguen el tono de comunicación de la empresa. De este modo, la información a enviar es coherente, generando mayores niveles de confianza y fiabilidad en el cliente o potencial comprador.
Mejorar la imagen de la marca
Finalmente, otra razón por la que deberías considerar hoy mismo usar las plantillas de respuesta automática de WhatsApp Business API tiene que ver con el hecho que permite reforzar la imagen de la marca y su reputación. Una respuesta rápida, bien elaborada, que ofrece informaciones relevantes deja una buena impresión en el destinatario.
No solo demuestra el interés en querer brindar asesoría, sino que también resalta que la marca valora el tiempo del usuario y sus preocupaciones.
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Algunos ejemplos de mensajes automáticos configurados con WhatsApp Business API
Ahora bien, con un mensaje de respuesta rápida puedes brindar diferentes tipos de informaciones que se adaptan a distintas situaciones. Su versatilidad y facilidad de configuración son muy apreciadas por las empresas que quieren llevar su comunicación con los clientes hacia otro nivel.
A continuación te vamos a presentar algunos ejemplos, los más comunes, de respuestas rápidas implementadas por la gran mayoría de las marcas.
Mensaje de ausencia
Uno de los mensajes de respuestas rápidas que no debería faltar en tu chat empresarial es el mensaje de ausencia. Usado para comunicar indisponibilidad general, ausencia durante fines de semana o días festivos, se trata de un tipo de mensaje muy útil. Lo importante es no olvidarse mencionar la razón por la que no hay operadores disponibles en ese momento e indicar cuando el cliente deberá comunicarse nuevamente.
Mensaje de Bienvenida
Cuando un usuario inicia un mensaje, la primera respuesta automática que va a recibir es el mensaje de bienvenida, en donde podrás añadir toda la información más importante sobre tu empresa. Aquí, no solo deberás escribir una buena bienvenida, sino también añadir en qué horario están disponibles los agentes humanos. Además, podrás integrar la función de chatbot, el asistente virtual, que guiará al usuario hacia la respuesta que está buscando o redireccionarlo hacia el centro de soporte especializado.
Mensaje de felicitación
El mensaje de felicitación te va a ofrecer la oportunidad de generar una buena impresión con el usuario. ¿Por qué? Simplemente por el hecho que genera una interacción positiva, mejorando la relación con la base datos e incentivando, a futuro, a concretar una venta.
Mensaje de indisponibilidad temporal
Muy similar al mensaje de ausencia, la respuesta automática de indisponibilidad temporal, lo que comunicará que, por el momento, no hay agentes disponibles. Esto puede deberse a un fallo técnico del sistema usado, o por un elevado volumen de mensajes recibidos.
Sea cual sea la razón, con este tipo de mensaje te aseguras que el usuario conozca la razón por la que no está obteniendo una respuesta, evitando así que se moleste o se enfade.
Mensaje de actualización de servicio
En algunas ocasiones, puede que tengas que actualizar algún tipo de servicio que ofrece tu marca. Pero, antes de dar inicio a esta fase de actualización, es sumamente importante que informes a tus clientes que, en una franja horaria determinada, ese servicio no va a estar disponible.
No hay mejor manera de hacerlo que con un mensaje de respuesta automática en donde se indicará el contratiempo temporal. No olvides que, para construir una relación más cercana con tus clientes y asegurar su fidelización, la clave es garantizar un buen nivel de comunicación.
Enlace de preguntas frecuentes
Por último, queremos resaltar que, con la cuenta de WhatsApp business API, podrás enviar una notificación en donde serán proporcionadas las respuestas a las preguntas frecuentes. Nos estamos refiriendo a una modalidad de resolución proactiva de inconvenientes que mejora la satisfacción del usuario con respecto al servicio de atención que ofrecen las medianas y grandes empresas.
Como crear correctamente un buen mensaje automático con la API de WhatsApp Business
Dicho todo lo anterior, cabe resaltar que, si quieres beneficiarte de todos las ventajas que tiene para ofrecerte la aplicación de mensajería de WhatsApp para empresa, debes escribir con cuidado el mensaje a enviar.
Te dejamos aquí algunos consejos útiles que deberías tener en cuenta a la hora de preparar y enviar mensajes rápidos para tu empresa con el acceso a la API ofrecido por Afilnet, líder en el campo de las telecomunicaciones y WhatsApp marketing.
Ser concisos
Lo primero a lo que debes prestar atención, luego de haber creado una cuenta con un único número de teléfono en la plataforma de Afilnet, es encontrar una plantilla que transmita la información con eficiencia. Para ello, aconsejamos evitar las frases demasiado largas y utilizar palabras complejas.
Ser concisos y directos es la clave porque, en muchas ocasiones, los clientes no están familiarizados con los términos complejos. Es esa la razón principal por la que sugerimos usar términos simples.
Agregar un toque especial
Por otro lado, para sacarle el máximo provecho a las funciones de WhatsApp API, deberías personalizar la plantilla de mensaje que deseas utilizar. Recuerda que es esencial que tu comunicación no parezca robótica, todo lo contrario. Si quieres crear una relación de mayor cercanía con tu base de datos de contacto, tendrás que adaptar tu respuesta al público objetivo. Por ejemplo, si tu audiencia es más joven es mejor usar un lenguaje más informal, en cambio, si los compradores habituales son corporativos es preciso usar un lenguaje profesional formal.
Asimismo, para personalizar el mensaje podrás usar el nombre del cliente o emplear todos aquellos elementos que indiquen que realmente conoces el usuario con quien te estás comunicando.
Planificar el contenido del mensaje
Finalmente, queremos cerrar el artículo de hoy, dándote un último consejo que puede llevar a otro nivel tu comunicación con API de WhatsApp para empresas. Para lograr un mejor engagement y ofrecer la mejor experiencia de atención al usuario, sugerimos planificar con antelación las respuestas a enviar.
Esencialmente, nos referimos al hecho de que deberás desactivar aquellos mensajes que ya no son necesarios, como los de ausencia por vacaciones o de aviso de problema de sistema. En caso contrario, podrías causar confusión. Además, no olvides analizar cuáles son la información que más busca el cliente para redactar el mensaje en función de sus necesidades.