El uso de WhatsApp Business en el ámbito empresarial ha crecido exponencialmente en los últimos años. Con más de 2.000 millones de usuarios activos en todo el mundo, la aplicación se ha posicionado como uno de los canales de comunicación más importantes en el mundo.
Todas las ventajas que ofrece este medio empezaron a ser aprovechadas por un sinfín de empresas para enviar mensajes masivos de manera rápida y eficiente. Es así que inclusive las instituciones educativas iniciaron a implementar la api empresarial de WhatsApp para agilizar el proceso educativo entre estudiantes y profesores, aumentando la satisfacción del cliente.
Mejorar la comunicación y favorecer la actualización constante del servicio al cliente son las palabras claves de la API de WhatsApp en la educación. Si quieres saber más sobre el tema te invitamos a seguir leyendo el artículo de hoy porque te vamos a contar todo lo que tienes que saber sobre su implementación.
La API business de WhatsApp para la educación: como utilizar la herramienta
Lo que en el sector se conoce como WhatsApp para la educación es una estrategia de comunicación digital que implica utilizar la API de WhatsApp Business como herramienta de colaboración y de interacción entre las instituciones educativas, estudiantes, padres y profesores.
Por medio de este canal de comunicación directo y personalizado, podrás ofrecer asistencia rápida a las partes interesadas, brindando el acceso a un centro de soporte siempre disponible capaz de aumentar el nivel de inscripciones concretadas y mejorando la experiencia de soporte.
Los casos de uso de WhatsApp en educación son varios: desde el envío de recordatorios a la distribución de material didáctico, pasando por brindar informaciones sobre los cursos enseñados. Si se saben aprovechar todas sus ventajas, la herramienta no tiene límites en su aplicación.
Beneficios de la API de WhatsApp Business en el ámbito educativo
Como todos sabemos, WhatsApp es la app o plataforma de mensajería instantánea más usada por los usuarios de todo el mundo. Hasta la fecha se estima que 2.000 millones de personas activa utilizan este medio de comunicación para contactar amigos, familiares y empresa en un abrir y cerrar de ojos.
Su enorme popularidad explica el porqué muchos centros educativos e instituciones escolares decidieron implementar esta herramienta para mantener el contacto con los futuros estudiantes y los alumnos ya inscritos. De hecho, la plataforma ofrece una serie interesante de ventajas únicas, como las que te vamos a contar a continuación.
Comunicación directa y personalizable
La principal ventaja de WhatsApp Business API tiene que ver con el hecho que permite generar un lazo de comunicación directo y personalizable con el usuario, garantizando elevados niveles de fluidez y de efectividad. En un único chat es posible intercambiar información de cualquier tipo, a cualquier hora y desde todas partes del mundo.
Todo esto gracias a una interfaz que puede ser integrada por medio de la API de Afilnet, proveedor del servicio, a tu software empresarial para agilizar el flujo conversacional. Con sus herramientas de automatización, las plantillas de mensajes y los menús interactivos, podrás mejorar la experiencia de los estudiantes y de sus padres, aumentando el nivel de satisfacción, por lo que es más probables que tu institución sea recomendada a amigos y familiares. Además, con este canal podrás favorecer la fidelización de los alumnos, aumentando las probabilidades de que se inscriban a otro curso ofrecido por tu centro de estudio.
Envío de material educativo digital
Asimismo, utilizar la plataforma de WhatsApp business permite enviar material educativo en formato digital en tiempos records. No olvidemos que la API estimula el trabajo colaborativo y el intercambio de contenido entre las instituciones y los estudiantes.
Te vamos a dar algunos ejemplos concretos. Con WhatsApp API for business puedes compartir audios de las lecciones, enviar PowerPoint, documentos, archivos Word y PDF además de libros en formato ebook.
Como si esto no fuera suficiente, podrás distribuir formularios de incorporación directa y enviar tareas o prácticas domiciliarias a los estudiantes o cualquier tipo de contenido audiovisual como los vídeos o compartir links y enlace que redireccione hacia otra página web de interés.
En definitiva, a través de este medio de comunicación podrás distribuir cualquier tipo de material educativo y de aprendizaje para que puedan ser aprovechados al máximo por cada alumno.
Distribución de notificación
Asimismo, cabe señalar que, con WhatsApp Business API, es posible enviar recordatorios y cualquier tipo de notificación programada o de información de último momento. En estos mensajes, se le puede recordar al estudiante el día de un examen cercano, de un trabajo que debe ser entregado o para solicitar algún tipo de documentación faltante que está necesitando el centro de administración.
Pero esto no termina aquí, porque con WhatsApp podrás enviar un mensaje de último minuto para avisar que la clase programada fue cancelada por alguna razón de urgencia, o la modificación en un examen programado, asegurando que la notificación sea leída en tiempo real por el destinatario o por el grupo de contacto.
Mayor interacción con los alumnos y docentes
Por último, otra ventaja interesante que ofrece la API business de WhatsApp tiene que ver con la posibilidad de mejorar la interacción directa entre los estudiantes y los docentes. De hecho, la comunicación que hace un par de año debía ser llevada a cabo telefónicamente, por email o de manera presencial, hoy en día puede concretarse en cuestión de segundo a través de esta plataforma interactiva, directa y personalizable como lo es WhatsApp.
Se convierte, entonces, en una forma de aliviar la carga de trabajo automatizando el flujo de conversación, implementando también el uso de chatbot, es decir, de un asistente virtual, que agiliza los trámites con rapidez.
Consejos prácticos para una implementación exitosa de WhatsApp business Api en el centro educativo
Ahora bien, estamos seguros de que la gran cantidad de ventajas que ofrece este instrumento de comunicación habrá despertado tu interés. De todos modos, tenemos que contarte que, si quieres verdaderamente beneficiarte de todo lo que WhatsApp para empresa puede brindarte, debes poner en práctica algunos consejos que garantizan una implementación exitosa a traves de Afilnet, lider en telecomunicacion y marketing digital. De estos vamos a hablar a continuación.
Recolecta información sobre clientes potenciales
Una de las funcionalidades más interesantes de la API de WhatsApp para centros educativos es la posibilidad de insertar un enlace de chat en el sitio web oficial de la institución o colocar un código QR en folletos o lugares físicos para captar la atención de clientes potenciales. Estamos haciendo referencia al uso del famoso widget de WhatsApp que puedes añadir a tu página web y a la posibilidad de crear anuncios en Facebook e Instagram que ayuden a generar clientes.
Por medio de estas herramientas, despertarás la curiosidad de un posible futuro estudiante que se pondrá en contacto con tu centro para solicitar mayores informaciones sobre un curso ofrecido.
Automatiza el flujo de conversación con el chatbot virtual
En varias ocasiones, puede ocurrir recibir un sinfín de mensajes en un mismo momento, por lo que termina siendo complejo contestar rápidamente a todas las consultas. Ahora bien, esto deja de ser un inconveniente con la API de WhatsApp gracias a la configuración del chatbots disponible las 24 horas, los 7 días de la semana.
Con este asistente virtual, atenderás de forma eficiente y automatizada a todas las dudas y preguntas frecuentes de quienes se ponen en contacto con el centro de estudio. Tú no deberás hacer nada. De todo se ocupa el chatbot que desplegará un menú interactivo que guiará al usuario hacia la respuesta que busca en un abrir y cerrar de ojos, mejorando la experiencia del estudiante o del futuro alumno.
Organiza el sistema de gestión de las asistencias y del cursado
Asimismo, la Api de WhatsApp Business brinda la oportunidad de crear un sistema de gestión de asistencias y cursado de manera eficiente y efectiva, haciendo ahorrar tiempo, dinero y recursos que se pueden destinar a otras áreas de trabajo. Lo único que se debe hacer es configurar el menú interactivo desplegable que irá guiando el contacto hacia la reservación del curso al cual desea participar. Será el mismo sistema automatizado en brindar toda la información necesaria sobre las clases y en agendar el cupo solicitado, indicando inclusive las modalidades de pago.
Mantén informado tus estudiantes y enseñantes con las notificaciones
Por último, para sacar el máximo provecho a todas las funciones ofrecidas por WhatsApp para empresas, te sugerimos utilizar la API para enviar notificación y recordatorios que mantengan informados tanto a los estudiantes como a los profesores, desarrollando un flujo de trabajo fluido.
De esta forma se realiza un seguimiento constante de toda la comunicación con las partes involucradas, garantizando al mismo tiempo el envío rápido de los mensajes más relevantes que pueden informar el cambio de horario de un curso o la suspensión de una clase por alguna razón de urgencia.
Crea mensajes de WhatsApp efectivos para tu institución educativa
Por otro lado, si bien la app de WhatsApp Business es una oportunidad única para las instituciones educativas que desean comunicarse de manera más eficiente y atractiva, es importante saber que para aprovechar al máximo esta herramienta se deben crear mensajes efectivos.
- Brevedad y concisión: Si deseas obtener los resultados deseados, el mensaje enviado tiene que ser breve y conciso, transmitiendo la información de forma directa y evitando mensajes extensos que resulten tediosos.
- Claridad y sencillez: Recuerda utilizar siempre un lenguaje claro y sencillo, evitando palabras demasiado complejas, confusas o tecnicismos. Todo esto te permitirá facilitar la comprensión y la interacción con el alumno.
- Atractivo visual: Nunca dejes de aprovechar las diferentes herramientas integradas en WhatsApp Business API para crear un mensaje que sea atractivo desde el punto de vista visual. Solo de este modo podrás ofrecer contenido visualmente relevante de alta calidad que llame la atención de los estudiantes.
- Personalización: Por último, también es crucial que envíes mensajes personalizados para que puedan adaptarse a los intereses y necesidades de los estudiantes. Para ello, tendrás que utilizar diferentes tipologías de variables, como los nombres de los estudiantes, la materia o el curso, para generar así un contenido que capte la atención de quien lo va a recibir.
Ejemplos de mensajes de WhatsApp que puedes enviar en el sector educativo
Para inspirarte en la creación de tus próximos mensajes a enviar a través de la app de WhatsApp Business, a continuación te vamos a dejar algunos ejemplos de cómo redactar mensajes atractivos para cada caso de uso.
- Recordatorio de fecha límite: "Hola [Nombre del estudiante], te recordamos que la fecha límite para entregar la tarea de [Nombre de la materia] es el [Fecha límite]."
- Información sobre un evento: "¡Hola [Nombre del estudiante]! Te invitamos al evento [Nombre del evento] que se realizará el [Fecha] a las [Hora] en [Lugar]."
- Encuesta sobre la satisfacción del estudiante: "Hola [Nombre del estudiante], te agradeceríamos que completaras esta breve encuesta sobre tu satisfacción con la comunicación a través de WhatsApp."
- Mensaje de apoyo individual: "Hola [Nombre del estudiante], ¿cómo estás? Estoy aquí para ayudarte con cualquier duda o problema que tengas."
Consideraciones importantes al usar la API de WhatsApp Business en el sector educativo:
WhatsApp Business es una herramienta sumamente poderosa que te ofrece la posibilidad de mejorar la comunicación en el sector educativo, como hemos visto anteriormente. Sin embargo, no podemos dejar de resaltar el hecho de que es necesario tener en cuenta algunas consideraciones importantes para poder garantizar el uso efectivo y responsable de esta herramienta.
A continuación, queremos presentarte algunas de las consideraciones más importantes que tendrás que evaluar antes de utilizar WhatsApp Business API como principal canal de comunicación para promocionar tu institución educativa:
Privacidad de los datos
La protección de los datos personales de los estudiantes es crucial. Por ello, es esencial que recurras a un proveedor de soluciones de WhatsApp Business que sea capaz de respetar las normativas de privacidad y seguridad de datos. Afilnet, empresa líder en el sector, maneja cuidadosamente la información sensible de los estudiantes, incluyendo nombre, número de teléfono académico y cualquier otra información personal que se comparte en la plataforma. Recuerda que se trata de un factor clave exigido también por las normativas jurídicas de los diferentes países.
Consentimiento
De la mano con lo que veníamos diciendo anteriormente, también tenemos que evidenciar que antes de iniciar una comunicación a través de WhatsApp, se debe tener el consentimiento expreso por parte de los estudiantes. En caso de que el alumno sea menor de edad, deberás obtener el consentimiento por parte de sus padres o tutores legales. Este consentimiento debe ser específico, informado y claro, detallando qué información se va a obtener y cómo se va a utilizar este dato a través de este medio de comunicación.
Uso responsable
WhatsApp Business debe utilizarse de manera ética y responsable. Estamos haciendo referencia al hecho de que se deben evitar el envío de mensajes spam, contenido no apropiado y publicidad recurrente y no solicitada. Es crucial que utilices la app de WhatsApp Business como un canal de comunicación respetuoso, veraz y, sobre todo, útil para los estudiantes.
En función de lo que venimos mencionando, queremos resaltar algunos puntos clave a considerar:
- Establecer una política clara de comunicación, definiendo cómo se van a enviar los mensajes, su frecuencia y el contenido.
- Garantizar siempre la veracidad y la precisión de la información para no difundir noticias o informaciones erróneas.
- Respetar la privacidad del estudiante, no compartiendo la información personal que se brinda sin su consentimiento previo.
- Ofrecer la posibilidad de cancelar la suscripción a este medio de comunicación.
Conclusión
En fin, como te habrás dado cuenta tú mismo a través de WhatsApp en el sector educativo podrás agilizar y automatizar el centro de atención al cliente de tu institución escolar, ofreciendo a los alumnos, padres y profesores tiempos de respuesta reducidos, mejorando el rendimiento del equipo.
Con este software de última generación brindado por Afilnet, proveedor oficial del servicio completo de WhatsApp, podrás planificar estrategias de marketing comunicativo que mejoren la experiencia de cliente ayudando a incrementar las ganancias alcanzadas.
¡Por ello, no esperes más! Comunícate con Afilnet y descubre cómo llevar tu centro educativo hacia un nuevo nivel.