Desde el momento en el que se ha anunciado el lanzamiento de la cuenta de WhatsApp business API para empresas, fue un éxito rotundo, transformándolo en el canal de comunicación directo, personalizable y eficiente utilizado por miles de marcas en todo el mundo.
Los beneficios ofrecidos por la API son muchos, sin embargo, muchas empresas empezar a querer poder integrar el CRM en uso con la API para gestionar el flujo de conversación de manera ágil y eficiente, expandiendo así las funciones ofrecidas. Nace así el servicio de integración intuitiva que conecta ambas plataformas en un abrir y cerrar de ojos.
En el artículo de hoy te vamos a contar todo lo que debes saber al respecto y el porqué deberías considerar realizar hoy mismo esta integración.
Resumiendo: ¿es que es un CRM?
El CRM (Customer RelationShip Management) es un sistema que las empresas utilizan para conectar con los clientes, optimizando los procesos de comunicación, mejorando al mismo tiempo la rentabilidad. Su funcionamiento es bastante sencillo. El sistema almacena la información de los clientes antiguos y potenciales, analizando las actividades y los intercambios llevados a cabo.
A diferencia de lo que muchos suelen pensar, el CRM no es una simple lista de contacto, sino más bien un sistema que rastrea y administra la información de los clientes, conecta los equipos de trabajo con cualquier tipo de dispositivo para poder realizar un seguimiento de leads que sea más efectivo personalizando el alcance de la empresa.
Qué es lo que se necesita para una integración de WhatsApp Business API con un CRM exitosa
Ahora bien, si llegaste hasta aquí, entonces, debes estar preguntándote cómo aprovechar las ventajas ofrecidas por la integración de tu API de WhatsApp Business y el CRM que estás usando.
Lo primero que debes saber es que vas a necesitar dos cosas: tener una cuenta empresarial en WhatsApp Business y contar con el acceso a un software de gestión o plataforma de CRM. A continuación te vamos a explicar con lujo de detalle.
Cuenta de WhatsApp para empresas
Como te hemos mencionado antes, es esencial tener una habilitada y dada de alta una cuenta comercial en el sistema de WhatsApp Business API seleccionado un proveedor profesional que te garantice obtener los mejores resultados como Afilnet. Habilitar el perfil empresarial en la aplicación de mensajería directa como WhatsApp te va a permitir enviar y recibir mensajes con tus contactos de WhatsApp y potenciales compradores en un abrir y cerrar de ojos, creando un centro de asistencia al cliente multisector disponible las 24 horas del día.
Cuenta de CRM
Por otro lado, claramente, para poder llevar a cabo con éxito la integración debes tener una cuenta empresarial con un CRM. En este caso, debes prestar atención a que el CRM para WhatsApp que hayas seleccionado admita la integración con WhatsApp. Con este sistema optimizado ofrecido por Afilnet, proveedor oficial de la solución empresarial de WhatsApp for Business, tendrás acceso a una bandeja de mensajería en donde todos los agentes, con un único número de teléfono, podrás contestar a los mensajes recibidos de forma simultánea.
Pasos a seguir para integrar la API de WhatsApp Business con tu CRM con Afilnet
Dicho esto, llegó el momento de contarte cuáles son los pasos que deberías seguir para poder realizar la integración con éxito con Afilnet y empezar a optimizar y garantizar a tu base de datos de contacto un centro de soporte eficiente siempre disponible.
Paso 1
Ante todo, debes solicitar el acceso a la WhatsApp Business API poniéndote en contacto con un proveedor oficial del servicio como Afilnet. Un agente de atención al usuario te brindará toda la información que estás necesitando saber sobre el servicio para que finalmente puedas acceder al mismo. Las ventajas de recurrir a Afilnet son muchas, aunque la más importante es aquella que tiene que ver con el hecho que ofrece soluciones empresariales de telecomunicación y marketing que se adaptan a tus necesidades específicas, facilitando y agilizando el proceso de integración.
Paso 2
En el momento en que solicitas el servicio de WhatsApp, iniciarías con el procedimiento de creación de la cuenta empresarial de WhatsApp Business API indicando a Afilnet algunos datos esenciales sobre tu empresa o marca como el nombre, el URL de la página web, un correo electrónico entre otros. Además, se va a habilitar el número de teléfono de la empresa asociada a la cuenta de la aplicación WhatsApp business API. El número de WhatsApp es fundamental porque todas las conversaciones que se relacionan con él serán almacenadas en un servidor en la nube.
Paso 3
Cuando la cuenta sea dada de alta con éxito, deberás iniciar a configurar las plantillas de respuestas predefinidas que podrás adecuar según tus necesidades como los mensajes de bienvenida. Lo importante es saber que estas plantillas de mensajes de WhatsApp deben ser pre-aprobadas por Facebook. Recuerda que esta plataforma y la API fue creada para mantener una relación de comunicación con los clientes relacionada con las transacciones, por lo que, si bien se permiten enviar mensajes promocionales orientados a la venta, no debe utilizarse este medio para enviar newsletter o spam.
Paso 4
Finalmente, podrás integrar la API de WhatsApp Business de Afilnet con el CRM que estás usando. Este tipo de integración es muy recomendada porque permite a las empresas gestionar las conversaciones de manera más rápida y eficiente, brindando una mejor experiencia de uso a los agentes y a los clientes. En pocas palabras, se convierte en una herramienta multi agente que reduce tanto los tiempos de trabajo como los tiempos de espera de los usuarios, facilitando el proceso de venta o de asistencia.
Ventajas de la integración de la API de WhatsApp Business con tu CRM
No podemos concluir el artículo de hoy, sin haberte presentado cuáles son las ventajas que, como marca o empresa, podrás obtener de la integración de la API de WhatsApp Business con tu CRM.
Envío de mensajes promocionales
Tal como te contamos antes, la API de WhatsApp Business fue desarrollada para agilizar la conversación entre una empresa y los clientes luego de que el usuario haya realizado una transacción. Pero, recientemente, Facebook ha aprobado la posibilidad de enviar mensajes no transaccionales para fomentar el incremento de nivel de ventas, siempre respetando el límite de no saturar o cansar al potencial comprador.
Es aquí en donde entra en juego integrar WhatsApp API for Business con el CRM. De hecho, como muchas marcas pudieron corroborar que las herramientas ofrecidas por la plataforma permiten a los usuarios iniciar en cuestión de segundo una conversación directa y personalizada con la empresa. Lo único que deben hacer es hacer clic en el enlace para chatear, escanear el QR o acceder por medio del widget o chat web. Cuando se inicia la conversación, podrás comenzar a recopilar información sobre el cliente potencial o un contacto existente, aprovechando de los instrumentos integrados en el CRM. Podrás crear así un perfil lo más detallado posible que te ayude con la segmentación de tu base de datos de contacto y crear un mensaje que sea de interés.
Acortar el ciclo de ventas
Por otro lado, un beneficio interesante de esta integración es la posibilidad de acortar el ciclo de venta. ¿Por qué? Por el simple hecho que un agente humano va a poder realizar las tareas de ventas mientras está chateando con el usuario directamente en una única plataforma. Todo esto es posible gracias a las herramientas de automatización de las ventas que facilitan la calificación de los leads, encaminar al usuario hacia el área de ventas más adecuada y proporcionando la información que es de relevancia según cada caso.
El objetivo es personalizar la comunicación y el flujo de trabajo, para que la gestión de la conversación sea lo más efectiva posible tanto para el asistente como para el cliente.
Mejorar la gestión y la calidad del servicio de atención al cliente
Asimismo, debemos destacar que el beneficio más importante de integrar tu CRM a través de WhatsApp es la posibilidad de crear un centro de soporte al usuario siempre disponible durante las 24 horas del día, los 7 días de la semana, gracias a la configuración de un chatbot. El chatbot que se convierte en un asistente virtual se encargará de responder a las preguntas frecuentes de los usuarios de manera automatizada por medio de la creación de un menú interactivo de múltiples opciones entre las cuales elegir. Esta modalidad de comunicación está disponible inclusive los días festivos y durante la noche, porque no necesita de la presencia de una agente humano que únicamente atiende en horario de oficina.
Asimismo, con esta funcionalidad no solo podrás despejar las dudas que tiene el usuario, sino que podrás solicitar informaciones que usarás luego para mejorar tus servicios y productos por medio del envío de una encuesta.
Conclusión
En definitiva, comunicar con tu cliente a través de WhatsApp API integrado al CRM se convertirá en la solución perfecta para mejorar el flujo de trabajo del equipo de ventas gracias a la gran cantidad de funcionalidades ofrecidas por el canal de comunicación.
A través de la API podrás gestionar tu centro de soporte al cliente de manera efectiva, automatizando la realización de las tareas repetitivas, garantizando el envío de respuestas rápidas, creando al mismo tiempo un historial 2023 para cada cliente.
¿Entonces, qué estás esperando? Ponte en contacto con Afilnet, y crea un equipo de soporte capaz de llevar a cabo una gestión de conversaciones ágil y efectiva, obteniendo informaciones de todas sus interacciones.