Hoy en día, el modo en el que te comunicas es esencial, sobre todo si la información a enviar tiene carácter legal. Ante esta situación, cuando es necesario tener una garantía que la documentación emitida sea recibida por el destinatario, ya sea particular o empresa, el mejor canal de comunicación es sin ninguna duda el Email certificado.
Rápido, personalizado y sobre todo de validez legal, el Email certificado en poco tiempo se ha convertido en el medio utilizado por muchos, inclusive abogados, tribunales, bancos y corporaciones, para enviar documentos, archivos e informaciones que deben ser recibidos por el destinatario y obtener un certificado de acuse de recibo.
Como te habrás dado cuenta, el Email Certificado ofrece muchas ventajas que otros medios, como el Burofax, no pueden, por lo que no sorprende su increíble popularidad.
Si quieres descubrir cómo funciona este canal de comunicación de carácter legal, para que utilizarlo y porque lo deberías implementar en tu empresa, llegaste en el lugar correcto. En este artículo, te vamos a contar esto y mucho más para que puedas usar este servicio desde ya.
¿Cómo funciona el Email Certificado?
Tal como te mencionamos antes, el correo electrónico certificado es un medio de comunicación utilizado cuando la información enviada es de suma importancia y se necesita tener un documento que certifique que el destinatario ha recibido el email.
Su funcionamiento no es para nada complicado. Para poder enviar este tipo de email que tiene validez legal y pueda ser presentado como prueba ante un juez en caso de un juicio, es necesario contactar un prestador de servicio como Afilnet.
Luego de haber contratado el servicio, eligiendo un prestador de confianza, lo único que debes hacer es ingresar a la plataforma, redactar el correo electrónico que debe ser enviado, agregar la dirección email del destinatario y listo.
Todo el trabajo posterior será llevado a cabo por la empresa que brinda el servicio. En este sentido, el prestador se encargará de hacer el envío del correo electrónico. Luego, cuando el email sea entregado al destinatario, la empresa encargada te va a brindar el certificado de validez legal.
Ahora bien, para que entiendas mejor su funcionamiento, te vamos a explicar a qué sirve la certificación. La empresa, en este caso, se convierte en un testigo digital dando fe del envío realizado y de la entrega de este correo electrónico, inclusive sobre el contenido del mismo, para que el certificado sea una prueba sólida a presentar ante un juez en caso de necesidad.
Entonces, toda la gestión de los datos transmitidos está a cargo del proveedor que protege la comunicación y los datos del mismo frente a casos de robo o alteración no autorizada. Luego de procesar y realizar la entrega definitiva del correo electrónico, el prestador como Afilnet finalmente crea el certificado como evidencia de validez legal al remitente, acreditando la comunicación llevada a cabo para que sea una prueba fehaciente.
En el certificado se brinda las siguientes informaciones: la cuenta de email de origen, la cuenta de correo electrónico del destinatario, la fecha y hora de envío, el título del email, el contenido del email y el contenido de los adjuntos.
¿Para qué utilizar el Email Certificado?
Recurrir al servicio de Email certificado puede ser muy útil para enviar todas aquellas informaciones de mucha importancia que deben si o si ser entregadas o leídas por el destinatario para que el proceso sea legal. Como te habrás dado cuenta, entonces, el correo electrónico certificado, al igual que el burofax, puede ser un válido canal de comunicación para casos importantes, inclusive en el ámbito jurídico, administrativo, y bancario.
Efectivamente, son cada vez más las grandes corporaciones, tribunales, despachos de abogados, instituciones bancarias y hasta la pública administración que optaron por dejar a un lado el costoso burofax eligiendo al email certificado para tramitar aquellas informaciones de carácter personal y privada confidencial.
Para darte algunos ejemplos más explícitos, en el sector legal, el correo certificado puede ser enviado para comunicar:
- Convocatoria a juntas o juicios;
- Notificaciones entre los abogados a los clientes,
- Información entre tribal y abogados.
En el ámbito empresarial se suele utilizar el email de carácter legal para notificar:
- Comunicaciones a empleados (bajas laborales, despidos, etc.);
- Envió de facturas impagas a clientes;
- Autorizaciones legales de terceros;
- Contratación de productos;
- Alta o cancelación de contratos.
Ahora bien, en el campo bancario, este medio de comunicación se usa para avisar:
- Refinanciación de deudas;
- Notificación a clientes;
- Reclamación de cuotas o descubiertos;
- Concesión de créditos;
- Información sobre contratos.
4 razones para usar hoy mismo el Email de validez legal
- Seguridad legal
Con este servicio, vas a poder certificar la integridad, envío y apertura del email, de su información y hasta de los archivos adjuntos. Además, este servicio no solo es seguro por el certificado emitido por el prestador, sino también porque la plataforma de envío es totalmente segura.
De hecho, se asegura que la información transmitida no sea vulnerada ni robada, garantizando así el máximo nivel de seguridad.
- Costo económico reducido
En cuanto al costo económico, el email certificado es mucho más ventajoso que otros medios. Se paga únicamente por la cantidad de emails enviados y listo. Si pensamos en los elevados costos de los Burofaxes, el correo electrónico de carácter legal gana absolutamente.
- Rapidez de entrega
El email certificado es uno de los canales de información más rápidos que existen hasta el momento. De hecho, si comparado especialmente con el burofax, el correo electrónico es mucho más veloz. Se debe solo redactar la información a enviar, agregar el contacto del destinatario, agregar los adjuntos necesarios y listo. En apenas pocos minutos el email es enviado y recibido por el usuario final para que sea debidamente notificado y no pueda haber reclamaciones futuras.
Asimismo, debemos señalar que este servicio está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para enviar rápidamente todo tipo de información.
- Trazabilidad garantizada
Seguramente, la principal razón para utilizar el email certificado es el documento final probatorio de validez legal en donde se notifica el día y hora de envío, el remitente y el emisor, además de certificar el contenido y los archivos enviados.
De este modo, la trazabilidad de todos los correos enviados por la plataforma de Afilnet viene garantizada, email que puede ser presentada ante un juez porque el proveedor de servicio se convierte en el garante que asegura el correcto funcionamiento de la comunicación enviada.
¿Cómo integrar el Email Certificado en tu Empresa?
Contratar este servicio y enviar un Email certificado en pocos minutos, es muy sencillo. Lo importante es seleccionar un prestador de confianza como Afilnet líder en el sector de telecomunicaciones y marketing.
Ahora bien, te vamos a contar el paso a paso para integrar este servicio.
Paso 1: regístrate como cliente de Afilnet
Para pedir este servicio, es suficiente ingresar en la página web oficial del proveedor y registrarse como cliente de Afilnet. Una vez finalizada la inscripción, se debe verificar el correo electrónico haciendo clic en el enlace recibido en la bandeja de entrada del email.
Paso 2: configura tu cuenta
Luego, deberás acceder a la opción “Canales” y “Añadir nuevo canal” para seleccionar Email Certificado y finalmente hacer clic en el botón verde de “Añadir email certificado” incluyendo tu dirección email.
Paso 3: enviar el email
Posteriormente, deberás abrir tu propia cuenta de correo personal empresarial o de la oficina, para luego redactar el contenido del correo electrónico y agregar no solo el destinatario del email certificado, sino también la dirección de certificación de Afilnet.
Paso 4: descargar los certificados
Obtener el certificado correspondiente es fácil. Regresa en tu perfil cliente de Afilnet, entre en el menú de administración, y selecciona “Enviados” y “Ver detalles” para descargar el certificado.
Como te habrás dado cuenta, integrar el servicio de email certificado es muy sencillo, ya que no requiere crear nuevos emails. Utilizando la dirección de tu empresa o puesto de trabajo se puede enviar el email y contratar el servicio para luego recibir el certificado correspondiente.
Ahora bien, estamos seguros de que debes estar preguntándote el costo de este servicio. No debes preocuparte porque su precio, tal como te contamos antes, es muy accesible, sobre todo si comparado con el costosísimo burofax.
Dicho esto, integrar este servicio en tu empresa puede requerir un presupuesto muy cambiante en función de la cantidad de email que se deben enviar. De todos modos, para darte una aproximación, cada email tiene un costo de 0.50 €. Lo que debes tener en cuenta es que cada email certificado puede tener un tamaño de hasta 5 MB, incluyendo los archivos adjuntos. En caso de superar ese valor, entonces se cobrará el valor de otro email.
Conclusión
Para ir concluyendo el artículo de hoy, queremos señalar que uno de los canales de comunicación más seguros para enviar información reservada y personal es el Email certificado. Sus elevados niveles de seguridad y de trazabilidad, hace que el correo de validez legal sea un medio fehaciente utilizable en múltiples ámbitos para que la comunicación sea cada vez más eficiente y rápida.